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論如何做好電子檔案的管理工作

時(shí)間:2023-03-24 00:37:35 MBA論文 我要投稿

論如何做好電子檔案的管理工作

  在各領(lǐng)域中,大家都不可避免地要接觸到論文吧,論文是學(xué)術(shù)界進(jìn)行成果交流的工具。相信寫論文是一個(gè)讓許多人都頭痛的問題,以下是小編整理的論如何做好電子檔案的管理工作,供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友。

  【摘要】就電子檔案管理的工作如何改善,如何提升,本文進(jìn)行了簡(jiǎn)單的論述,希望能夠通過(guò)這些倡議和策略來(lái)改善電子檔案管理工作目前的低迷局面。

  【關(guān)鍵詞】電子文件;檔案管理;策略。

  計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的主要技術(shù),因?yàn)槠髽I(yè)、單位之間的往來(lái)電子文件數(shù)量不斷的增加,這些電子文件既有圖標(biāo)又有文字,而且還有計(jì)算機(jī)軟件和影音等資料,這些都是電子文檔。電子文件經(jīng)過(guò)歸檔整理后,就成為了電子文檔,這些電子文檔的應(yīng)用、存儲(chǔ)和傳輸都應(yīng)該要保證期安全性和準(zhǔn)確性,這樣才能夠讓電子檔案具有公信力,才具有利用價(jià)值。因此如何做好電子檔案管理工作是目前的檔案管理工作重要突破點(diǎn),其對(duì)于今后的檔案事業(yè)發(fā)展以及社會(huì)公信力都會(huì)產(chǎn)生極大的影響。

  1、檔案管理使用電子文檔所產(chǎn)生的影響

  1.1電子文檔成為了過(guò)去的紙質(zhì)文檔代替品

  計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn),無(wú)疑是電子文檔興趣的開始,電子文檔是借助計(jì)算機(jī)終端來(lái)將資料進(jìn)行磁盤的記錄,因此其內(nèi)容都是存儲(chǔ)在磁盤、光盤等等電子移動(dòng)介質(zhì)中。電子文檔最大的特點(diǎn)就是共享性,其所有的資料一旦生成就能夠進(jìn)行大量的復(fù)制和傳閱,這樣就將文件和檔案的界限給模糊了。其次,紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐,已總結(jié)出一套工作流程及策略、原則,如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn),也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn),文件形成后,由文書部門收集立卷后。交檔案部門管理,一般一年歸檔一次。但是電子檔案具有即時(shí)性,在修改的同時(shí)就產(chǎn)生了,存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)等電子介質(zhì)中。所以計(jì)算機(jī)是電子檔案的基礎(chǔ),如果歸檔,必須以磁盤或光盤的形式移交,歸檔范圍也不能只是“辦理完畢,具有保存價(jià)值”的文件,還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

  1.2電子文檔的應(yīng)用可以對(duì)文檔進(jìn)行自由組合

  利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文檔進(jìn)行自由組合,可以實(shí)現(xiàn)電子文檔信息與載體的可分離,檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代,因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系,這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要,而電子文檔可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速.有效、多角度的整序,不再需要對(duì)它進(jìn)行如紙質(zhì)文件的分類整理。

  1.3電子文檔的應(yīng)用對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響

  原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上,另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上.如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等,都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性,才使得檔案區(qū)別于圖書、情報(bào)、資料等其它信息,而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中,電子文檔從起草。修改到印發(fā)都在汁算機(jī)上進(jìn)行,它便于修改.便于復(fù)制的特性,使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在,電子文檔是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本,沒有草稿與印稿的區(qū)別,也沒有正本與副本的差異,甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。

  1.4電子文檔的應(yīng)用對(duì)檔案來(lái)源原則的影響

  來(lái)源原則包括兩個(gè)方面:從外部來(lái)看是尊重全宗,從內(nèi)部來(lái)看是尊重原始順序。目前,隨著大量電子文檔的產(chǎn)生,后者愈益受到昔遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來(lái)源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來(lái)源,從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看理由,才能正確整理和理解檔案文件。而電子文檔在形成過(guò)程中,不再嚴(yán)格對(duì)應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生,人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來(lái)順序。

  1.5電子文檔的應(yīng)用對(duì)檔案學(xué)理論研究?jī)?nèi)容的影響,檔案學(xué)理淪研究的內(nèi)容是山研究對(duì)象所決定的

  以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對(duì)象,電子文檔出現(xiàn)以后,檔案工作的對(duì)象發(fā)生了變化,其理論研究的對(duì)象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視,原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充,原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文檔來(lái)開展。如電子文檔的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等等,都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。

  2、如何改善電子檔案管理工作

  2.1電子文檔進(jìn)行歸檔時(shí)要求的技術(shù)工作一定要到位

  電子文檔引用新的文件材料是很普遍的事情,但是這一過(guò)程就需要檔案管理人員能夠?qū)Ω奈募墓ぷ黝I(lǐng)域有深入的了解,可以管理和引導(dǎo)這些電子文件的收集和管理工作,對(duì)這些電子文檔的原始性進(jìn)行保障,能夠清晰的知道電子文檔的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。而這些要求都是基于強(qiáng)大的技術(shù)識(shí)別處理上的。對(duì)于那些完成歸檔工作的電子檔案,可以修改為只讀屬性,這樣就可以防止電子文檔被隨意的修改,起到了對(duì)電子文檔原始性的保護(hù)和鑒別作用,提升電子文檔的可靠性,讓其能夠具備紙質(zhì)文檔的社會(huì)作用。

  2.2加思考想認(rèn)知性

  首先我們?cè)趥鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文檔工作模式下工作,以及形成了固有的思想,對(duì)于數(shù)字檔案存在諸多疑慮和顧慮,因此對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)非常的淺薄。即便后來(lái)我們開展了檔案管理數(shù)字化和信息化建設(shè),但是僅僅停留于形式和表面,將檔案數(shù)字化、信息化,卻沒有重視其管理,則無(wú)疑是只做了一半的工作。不能夠?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行管理,就是一種檔案資源的浪費(fèi),導(dǎo)致檔案管理工作混亂,加上信息化時(shí)代的信息增加速度過(guò)快,很容易陷入惡性循環(huán)的僵局中,因此我們除了要能夠引入電子檔案建設(shè),還需要加強(qiáng)思想建設(shè),加思考想認(rèn)知性,對(duì)電子檔案管理進(jìn)行研究,去引導(dǎo)檔案管理管理工作科學(xué)化,進(jìn)入良性的循環(huán)軌跡。

  2.3做好電子文檔的安全防護(hù)工作

  信息技術(shù)需要我們對(duì)其安全性、原始性和真實(shí)性進(jìn)行深思,想辦法去保證這些基本條件。計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性是電子文檔安全性的重要內(nèi)容,我們要能夠?qū)㈦娮訖n案的收集、歸檔、整理和利用過(guò)程都規(guī)范化,使用身份驗(yàn)證來(lái)獲取不同的檔案調(diào)用資格,同時(shí)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)傳輸安全技術(shù)建設(shè),能夠減少檔案失竊、丟失的情況,對(duì)現(xiàn)有數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和保存,注意保管室的防火、防盜、防潮。

  2.4提升電子文檔的準(zhǔn)確性、完整性和真實(shí)性

  電子文檔其不同于紙質(zhì)文檔,對(duì)于其原始性比較難以辨別,而且電子文檔的流動(dòng)比較頻繁,如果不能夠做好收集工作,就很可能會(huì)導(dǎo)致電子文檔的丟失。因此為了提升電子文檔的準(zhǔn)確性、完整性和真實(shí)性,我們需要加強(qiáng)電子檔案制度建設(shè),通過(guò)制度來(lái)保證這些電子穩(wěn)定的法律效力,讓電子文檔能夠具有價(jià)值。電子文檔易于修改,因此在計(jì)算機(jī)中可能存在不同的版本,這個(gè)時(shí)候就應(yīng)該對(duì)這些檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理和管理,確定終稿。

  3、結(jié)束語(yǔ)

  電子檔案管理工作是現(xiàn)代檔案管理工作的基礎(chǔ)工作,為了能夠提升電子檔案管理工作的質(zhì)量,我們需要對(duì)目前的工作狀態(tài)進(jìn)行總結(jié),對(duì)現(xiàn)有的理由進(jìn)行分析,積極的去改善,去提升工作效率和質(zhì)量。

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