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office辦公軟件使用的技巧
辦公軟件看似簡單，其實花樣很多，尤其Word和Excel表格。下面YJBYS小編為大家搜索整理了關于office辦公軟件使用的技巧，供大家參考閱讀，希望對你有所幫助!想了解更多相關信息請持續關注我們應屆畢業生培訓網!
1、妙用Alt鍵—鍵盤之王
Alt是單詞“Alter”的縮寫，意思為“改變”。
在Windows操作平臺下，Alt鍵可謂是鍵盤之王。熟練運用該鍵，能極大提高工作效率。
按住Alt，可以選擇文章的矩形塊文檔，然后Ctrl+C就可以復制，或你可直接修改這部分文字。
Alt鍵在Office里的秘密還遠不止如此：
按住Alt鍵(或同時按住鼠標上的兩個按鈕)再拖動左右(上下)邊距，可精確調整其值(在標尺上會顯示具體值)。
用Shift+Alt+上(或下)方向鍵能夠調整文檔中段落的順序，也可以調整Word表格中的行序。
此外，Alt+F8 可顯示用于運行、編輯或刪除宏的“宏”對話框。
2、F4鍵—Word里的大神器
很多人都不知道，其實F4鍵是Office中的大殺器! Office中的“F4” - 重復上一步操作。什么意思呢?
比如我輸入abc，按一下F4, 就會自動再輸入一遍abc;
比如我剛剛為某一段文本設置好字體、顏色、縮進、格式。選擇另一段文本，再按F4，就自動把剛剛設置的動作再重復一遍，應用到現在新選擇;
還可以干什么?做表格時候，“在下方添加新行”這樣的命令，全部都可以用F4重復!
最后，F4在PowerPoint也是同樣的，可以干好多事!
3、Ctrl加字母—快捷鍵閃瞎雙眼
Word是當之無愧的文字編輯神器，一些快捷鍵可以讓你分分鐘變身文字達人。
其實，絕大多數的快捷鍵都是和Ctrl鍵有關的，Ctrl+C就是Copy，P就是Paste，B就是Bold，S就是Save…
最基本的快捷鍵，shift+上下左右。可以用鍵盤從當前光標位置選擇文本。當然可以配合各種其他導航鍵，比如ctrl+上下左右，Home, End, PageUp/Down。此條對其他應用程序也有效!
知道了如何用鍵盤選擇，那接下來一定要知道F2的妙用!選擇好一片文本之后，按F2，光標會自動變成虛線，讓你可以不用按住鼠標左鍵拖動，而是用鍵盤的方式，將文本移動到任意位置!
如何快速放大縮小字體呢? Ctrl + Alt + < 就是縮小， Ctrl + Alt + > 就是放大，很直觀吧!如果還想更詳細的調整字體，Ctrl + D調出字體欄，配合Tab+Enter全鍵盤操作吧：)
Ctrl + L 左對齊， Ctrl + R 右對齊， Ctrl + E 居中
Ctrl + F查找， Ctrl + H 替換。然后關于替換，里面又大有學問!巧用替換，可以幫你節省大把大把時間!
Ctrl + Z是撤銷，那還原呢?就是Ctrl + Y，撤銷上一步撤銷!
Shift+F3，英文全部大寫，英文全部小寫，首字母大寫切換。
Ctrl + Shift + C 粘貼格式，再用Ctrl + Shift + V將對應的格式粘貼到另一端文字里。
Ctrl+Shift+Home/End，選中光標前后的所有文本
當插入點位于公式中某個函數名稱的右邊時，則會顯示“函數參數”對話框。
Ctrl+B 應用或取消加粗格式設置，Ctrl+I 應用或取消傾斜格式設置
Ctrl+V 在插入點處插入剪貼板的內容，并替換任何選定內容。只有在剪切或復制了對象、文本或單元格內容后，才能使用此快捷鍵。
Ctrl+W 關閉選定的工作簿窗口。
Ctrl+Y 重復上一個命令或操作(如有可能)。
Ctrl+Z 使用“撤消”命令來撤消上一個命令或刪除最后鍵入的條目。
顯示了自動更正智能標記時，按 Ctrl+Shift+Z 可使用“撤消”或“重復”命令撤消或恢復上一次自動更正操作。
WORD中輸入三個等號然后回車，出來就是雙橫線
“顯示/隱藏編輯標記”按鈕，會顯示段落標記和其他隱藏的格式符號
Ctrl+1 設置當前段落行距為1倍，Ctrl+2 設置當前段落行距為2倍，Ctrl+5 設置當前段落行距為1.5倍
如何將PPT 的文字拷入WORD 里面：只要以.rtf 格式另存即可。
4、巧用“文檔比較”—解放你的雙手
Word中的“審閱”功能大家可能都知道了。通過點擊“修訂”按鈕，別人做的任何修改，都會留下痕跡。
如果對修改的內容無異議，即可選擇“接受所有修訂”，一鍵搞定。
然而很多時候對一份word文檔進行多次修改，且很多人不善于使用“審閱”中的“修訂”功能，導致文檔被修改過很多次后想查找對哪些細節進行過修改比較麻煩。
當然word視圖功能中有“并排查看”功能，但是比起“比較”功能還是遜色很多。
有一次審閱合同，對合同的很多處細節做了修改，修改的過程沒有做任何標記，很多天后合同發給對方簽署，對方要求將之前合同(word版)所有有過變動的地方都標記出來，以方便對方審核。
可是時間過去很久了，對方又要的急，所以就用到了“審閱”下的“比較”功能，很快的查找出了做過修改的各個細節，大大提升了工作效率。
這是“比較”功能的位置。
圖二：分別選擇原文檔和經過修改過的文檔：
圖三：舉一個簡單的小例子，很快就檢索出兩份文檔的任何區別。
5、巧用“通配符”—Wildcard
有時候Word文檔中有許多多余的空行需要刪除，這個時候我們可以完全可以用“查找替換”來輕松解決。
打開“編輯”菜單中的“替換”對話框，把光標定位在“查找內容”輸入框中，單擊“高級”按鈕，選擇“特殊字符”中的“段落標記”兩次，在輸入框中會顯示“^p^p”，然后在“替換為”輸入框中用上面的方法插入一個“段落標記”(一個“^p”)，再按下“全部替換”按鈕。這樣多余的空行就會被刪除。
這個替換的意思就是，將所有空兩行的地方，替換為空一行。
類似地，你還可以多種通配符交叉使用，比如將所有的分行(^p)替換為制表符(^t)，如此一來，所有段落將變成一行，并且能直接粘貼進Excel的一行內，自動分為不同的列。
其他的通配符還有很多，可以使用通配符來搜索多個單詞。
例如，使用星號 (*) 通配符來搜索字符串(例如，輸入 s*d 會得出“sad”、“started”和“some other day”)。
如何使用通配符查找文本?
在“編輯”菜單上，指向“查找”，再單擊“高級查找和替換”
選中“使用通配符”復選框
在“特殊”彈出菜單上，單擊通配符，然后在“查找內容”框中鍵入任何附加文字
單擊“查找下一個”
注意選中上方的“Use wildcard”(使用通配符)。
掌握了這些通配符，幾乎可以搜索查找替換word里任意條件的內容。
比如，找所有句子與句子之間只有一個空格的地方(兩個空格為正常)。
輸入：[^0148.][ ^s]{1}[A-Z^0147]
6、雙擊分屏—炫酷小技巧
雙擊Word中右上角的小橫杠，輕松將頁面分為兩屏!
寫文章時同時看前面的內容，完全無壓力。
其實，小編覺得：Word里你會準確地設置字體段落頁面，會用頁眉頁腳，會分節，打印之前知道預覽，知道怎么用宏，會生成目錄，你已經打敗了超過90%的人。
辦公軟件小技巧
Word
1、快速插入當前日期或時間
有時寫完一篇文章，覺得有必要在文章末尾插入系統的當前日期或時間，一般人是通過選擇菜單來實現的。其實我們可以按ALT+Shift+D鍵來插入系統日期，而按下ALT+Shift+T組合鍵則插入系統當前時間，很快！
2、快速分頁
按CTRL+Enter，可以快速插入分頁符，新增一個空白頁。
3、快速調整文字的大小
選中文字，按Ctrl+Shift+>組合鍵，加大文字字號
按Ctrl+Shift+<組合鍵，縮小文字字號
再也不用鼠標操作那么麻煩了~
4、快速輸入上下標
輸入23，選中“3”，按Ctrl+Shift++。則3會變成上標。如果是Ctrl++，則變成下標。
Excel
1、用斜線分割單個單元格
選中對象插入形狀（直線）ALT+鼠標快速定位單元格邊角F4重復動作，添加分割線插入文本框調整字體
2、隱藏不需要顯示區域
選中對象Ctrl+1點擊自定義輸入；
3、數據以萬為單位顯示
選中對象Ctrl+1點擊自定義輸入0!.0,"萬"
4、對個案百分比排序
選中對象排序取消勾選數據包含標題選擇序列
5、插入帶音調的拼音
標注帶音調的拼音插入-符號拉丁語擴充-B輸入帶音調的拼音（備注：動態圖中“們”應為第二聲。）
Word辦公軟件應用技巧
1.定位到最后三次編輯的位置
其實Shift+F5的作用是定位到Word最后三次編輯的位置，即Word會記錄下一篇文檔最近三次編輯文字的位置，可以重復按下Shift+F5鍵，并在三次編輯位置之間循環，當然按一下Shift+F5就會定位到上一次編輯時的位置了。
2.快速插入當前日期或時間
有時寫完一篇文章，覺得有必要在文章的末尾插入系統的當前日期或時間，一般人是通過選擇菜單來實現的。其實我們可以按Alt+Shift+D鍵來插入系統日期，而按下Alt+Shift+T組合鍵則插入系統當前時間，很快!
3.快速多次使用格式刷
Word中提供了快速多次復制格式的方法：雙擊格式刷，你可以將選定格式復制到多個位置，再次單擊格式刷或按下Esc鍵即可關閉格式刷。
4.快速打印多頁表格標題
選中表格的主題行，選擇“表格”菜單下的“標題行重復”復選框，當你預覽或打印文件時，你就會發現每一頁的表格都有標題了，當然使用這個技巧的前提是表格必須是自動分頁的。
5.快速將文本提升為標題
首先將光標定位至待提升為標題的文本，當按Alt+Shift+←鍵，可把文本提升為標題，且樣式為標題1，再連續按Alt+Shift+→鍵，可將標題1降低為標題2、標題3……標題9。
6.快速改變文本字號
Word的字號下拉菜單中，中文字號為八號到初號，英文字號為5磅到72磅，這對于一般的辦公人員來說，當然已經綽綽有余了。但在一些特殊情況下，比如打印海報或機關宣傳墻報時常常要用到更大的字體，操作起來就有些麻煩了。其實，我們完全也可以快速改變文本的字號：先在Word中選中相關漢字，然后用鼠標單擊一下工具欄上的字號下拉列表框，直接鍵入數值，即可快速改變您的字體大小。而且這個技巧在Excel和WPS2000/Office中同樣適用。
7.快速設置上下標注
首先選中需要做上標文字，然后按下組合鍵Ctrl+Shift+=就可將文字設為上標，再按一次又恢復到原始狀態;按Ctrl+=可以將文字設為下標，再按一次也恢復到原始狀態。
8.快速取消自動編號
雖然Word中的自動編號功能較強大，但是據筆者試用，發現自動編號命令常常出現錯亂現象。其實，我們可以通過下面的方法來快速取消自動編號。
(1)當Word為其自動加上編號時，您只要按下Ctrl+Z鍵反悔操作，此時自動編號會消失，而且再次鍵入數字時，該功能就會被禁止了;
(2)選擇“工具”→“自動更正選項”命令，在打開的“自動更正”對話框中，單擊“鍵入時自動套用格式”選項卡，然后取消選擇“自動編號列表”復選框(如圖1)，最后單擊“確定”按鈕完成即可;
9.快速選擇字體
為了達到快速選擇字體的目的，我們可以將常用字體以按鈕形式放置在工具欄上。首先右擊Word工具欄，選擇“自定義“命令，打開“自定義”對話框，在“自定義”對話框中選擇“命令”選項卡，并移動光標條到類別欄中的“字體”項，看到平時經常使用的字體，把它拖到工具欄成為按鈕，以后要快速選擇字體，只要先選中文本，再按下工具欄上字體按鈕即可，省去了從字體下拉列表框中眾多字體中選擇的麻煩。
10.快速去除Word頁眉下橫線
快速去除Word頁眉下的那條橫線可以用下面的四種方法：一是可以將橫線顏色設置成“白色”;二是在進入頁眉和頁腳時，設置表格和邊框為“無”;第三種方法是進入頁眉編輯，然后選中段落標記并刪除它;最后一種方法是將“樣式”圖標欄里面的“頁眉”換成“正文”就行了。
Word辦公軟件應用技巧
1.同時保存所有打開的Word文檔
有時在同時編輯多個Word文檔時，每個文件要逐一保存，既費時又費力，有沒有簡單的方法呢？在按下Shift鍵的同時，單擊“文件”菜單，大家看，已經多出了“同時保存”和“同時關閉”命令，這可就方便多了。
2.巧妙設置文檔保護
在用Word2000/XP打印一份文件時，忽然頭兒有要事吩咐，要暫時離開一下，關閉文件吧，既費事又沒必要，但又不想辛辛苦苦寫的文件被別人破壞了。怎么辦呢？執行“工具”菜單中的“保護文檔”命令，在彈出的窗口中選擇“保護窗體”，然后設上密碼。怎么樣，光標跑到了文件頭，任你怎么移動鼠標、敲擊鍵盤就是無法編輯了，不錯吧。等回來時，執行“工具”菜單中的“解除文檔保護”命令，一切又正常了。
3.編輯長文件更輕松
相信大家都有這樣的經歷：在使用Excel、Word編輯長文檔時，有時需要將文章開始的多處內容復制到文章末尾。但通過拖動滾動條來回移動非常麻煩，還會出錯。其實只要將鼠標移動到滾動條上面的適當位置，發現鼠標指針變成雙箭頭，此時按住鼠標左鍵
向下拖動，文檔編輯區會被一分為二。你只需在上面編輯區找到文章開頭的內容，在下面編輯區找到需要粘貼的位置，這樣你就可以復制內容了，而不必來回切換。這種方法特別適合復制相距很遠且處數較多的內容。
4.給WPS文檔添加水印
先用作圖軟件(畫筆工具等)制作一張色彩非常淡的圖片(直接將Word的水印效果圖“抓”下來也行)，然后打開需要添加水印的WPS文檔，執行“格式→頁面背景→設置”命令，打開“設置背景”對話框，切換到“圖片”標簽下，按“選擇圖片”按鈕，選中剛才制作的圖片，并進行適當設置后確定，就可以為文檔設置上水印了。
5.在金山文字中快速打開“頁面設置”
在用金山文字2002處理文檔時，一個最常用的操作就是設置頁面。先執行“視圖→標尺→水平(垂直)標尺”命令，展開“水平(垂直)標尺”打開，然后用鼠標在水平(垂直)標尺上雙擊，即可快速打開“頁面設置”對話框，對頁面進行設置了。
6.在Excel中插入拼音
在我們使用Excel時，常常會遇到十分孤僻的字，但加上拼音注釋就能使人看得更明白。具體的方法是：選中想要加入拼音注釋的表格，打開Excel的菜單欄中的“格式”菜單，選中“拼音信息/設置”
項，在彈出的對話框中的“設置”和“字體”選項中，分別選擇拼音的對齊方式和字體，最后選擇“拼音信息”子菜單中的“編緝”，即可以在單元格中輸入拼音了。要查看拼音，可通過“拼音信息”子菜單中的“顯示和隱藏”項顯示注釋的拼音。
7.取消“自作聰明”的超級鏈接
當我們在Word文件中鍵入網址或信箱的時候，Word會自動為我們轉換為超級鏈接，如果不小心在網址上按一下，就會啟動IE進入超級鏈接。但如果我們不需要這樣的功能，就會覺得有些礙手礙腳了。如何取消這種功能呢？在Word中單擊“工具→自動更正選項”，單擊“鍵入時自動套用格式”選項，將“Internet及網絡路徑替換為超級鏈接”項目前的小鉤取消。再單擊“自動套用格式”選項，將“Internet及網絡路徑替換為超級鏈接”項目前的小鉤取消。再單擊“確定”。這樣，以后再輸入網址后，就不會轉變為超級鏈接了。
8.巧設Word啟動后的默認文件夾
Word啟動后，默認打開的文件夾總是“我的文檔”。通過設置，我們可以自定義Word啟動后的默認文件夾，步驟如下：(1)單擊“工具”菜單中“選項”命令，程序將會彈出“選項”的對話框；(2)在對話框中，選擇“文件位置”標簽，同時選擇“文檔”；(3)單擊“更改”按鈕，打開“更改位置”對話框，在“查找范圍”下拉框中，選擇你希望設置為
默認文件夾的文件夾并單擊“確定”按鈕；(4)最后單擊“確定”按鈕，此后Word的默認文件夾就是用戶自己設定的文件夾。
9.在Word中快速輸入漢字偏旁部首
作為語文老師，在用Word編制練習時，常常需要輸入漢字的偏旁部首。執行“插入→符號”命令，打開“符號”對話框，在“符號”標簽下，將字體選定為“標準字體”，“子集”選定為“CJK統一漢字”，你就會發現下面的漢字是按偏旁部首排列的。每一類漢字都是以該類漢字的偏旁部首開始的，選中你需要的(如扌、攵、氵等)偏旁部首，按“插入”按鈕就行了。
10.改變WPS Office2000啟動后的默認紙張和字號
1.進入WPS Office2000，選擇“文件→頁面設置”，將“紙張規格”設置為16開或B5，并根據需要設置好紙張邊距，回車確定。
2.字體字號可根據自己的寫作習慣定義一下，比如“宋體、四號”。
3.選擇“文件→存為模板”，在左面模板類型中選擇“通用”型，在右面“模板名”中輸入模板名稱，單擊“確定”。然后退出WPS Office。
4.再次進入WPS Office，選擇“文件→新建”，單擊“通用”模板，單擊你剛才輸入的模板名稱，單擊對話框右下角的“設為默認模板”，單擊“確定”，大功告成。這樣，當你每次進入WPS Office后，紙張就變為16開或B5、字體字號也變為你所需要的了。
11.將Word表格巧妙轉換為Excel表格
先打開帶表格的Word文件，接著選中整個表格，先將光標放在表格的任一單元，在整個表格的左上角會出現一個帶框的十字模樣的標志。把光標移到上面再單擊，整個表格的字會變黑表示全部選中，單擊右鍵，在出現的菜單中選擇“復制”；然后打開Excel，再單擊右鍵，在出現的菜單中選擇“選擇性粘貼”，在出現的對話框中有6項菜單可選，選擇“文本”并確定就行了。
12.巧存Word文檔中的圖片
有時候收到朋友寄來的一篇圖文并茂的Word文檔，想把文檔里的所有圖片全部保存到自己的電腦里，可以按照下面的方法來做：打開該文檔，選擇“文件”菜單下的“另存為Web頁”，指定一個新的文件名，按下“保存”按鈕，你會發現在保存的目錄下，多了一個和Web文件名一樣的文件夾。打開該文件夾，你會驚喜地發現，Word文檔中的所有圖片，都在這個目錄里保存著。
13.在金山表格2002中為數值自動添加單位
在使用金山表格2002時，因工作需要，筆者常常需要在輸入的數字(如“2310”等)后面添加單位如“平方米”等。其實只要稍加設置一下，就可以讓系統自動添加：選中相應的單元格(區域)，打開“單元格格式”對話框，在“格式”標簽中，選中“格式類別”下面的“數值擴
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