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秘書的接待禮儀須知

時間:2020-10-10 12:47:23 辦公文秘 我要投稿

秘書的接待禮儀須知

  在各個領域,秘書人員都是一個不可缺少的群體,接待來客是秘書最頻繁的日常事務之一。秘書是代表單位接待來客的,其接待態度如何,直接影響著單位的形象,決定了來客對單位的印象,關系著業務能否順利進行。下面一起去了解一下秘書的接待禮儀吧,希望對大家有幫助!

秘書的接待禮儀須知

  秘書的接待禮儀

  一、要處處為客人著想

  1、秘書要有強烈的時間觀念,千萬不要讓客人等待。

  (1)在約定好的時間,秘書要做好相關接待工作,要是客人到來之后沒見接待人員,不僅是秘書人員的失職,也會使接待活動失敗。

  (2)不能讓來賓等待過久,要放下手頭上的事情熱情迎接。如果來賓拜訪時,因為秘書人員的疏忽,而讓其吃閉門羹,被拋到一邊,無疑是來賓感到受傷,這樣會造成惡劣的`影響,嚴重降低了公司的社會形象。

  2、當客人要找其他同事不在時,本著團結合作精神,禮貌地告訴其接待人員去哪了,何時回公司,讓客人留下聯系方式以便同事回來及時聯系。

  3、客人到來時由于特殊情況不能馬上接待,秘書人員要向客人說明原因并詢問是否愿意等,若客人愿意等待,應該為客人提供飲料、雜志。

  二、秘書人員在與來賓交談時應大方有禮。在任何一次的接待工作中,不論是陌生人還有老客,秘書都要做到落落大方,彬彬有禮。在與客人交談間,秘書要從容淡定,不要扭捏不安、舉止拘束。對于客人提出的問題,秘書要清晰回答,不可慌慌張張,吐詞清楚,不能含糊其詞,讓客人產生理解上的誤解。

  三、在接待工作中的應答禮節

  1、秘書人員在與客人交談過程中,沒有聽清對方的話語時,要禮貌地說:”對不去,我剛才沒有聽清您的話,麻煩您再說一遍”,這樣才會使得交流順暢,不易產生誤解。

  2、來賓表示感謝時,秘書人員應說:“不用謝,這是應該的。”等客氣回語。 3、對于來賓的提問一時間沒法回答的,秘書應先致歉后查詢,“對不起,這事我不清楚。待我問明白了在告訴您。”。如果在沒有弄清楚就胡亂回答,會給來賓帶來疑惑和不解。

  4、對于來賓的稱贊,秘書人員要發自內心地表示感謝。

  秘書的接待禮儀注意事項

  1.問候禮節。問候禮節主要是指在接待來賓時使用規范化的問候用語。

  見到初次來賓應說:"您好!見到您很高興!"如系以前認識,相別甚久,見面則說:"您好嗎?很久未見了。"

  來訪者來到時,除第一句話按不同時間問候外,接著應問:"您有什么事需要我幫忙嗎?您是初次來這里嗎?路上辛苦了。"

  平時遇到來賓,應道好問安,一般說:"你好。"對于較熟悉的客人可以說:"您好嗎?"分別時則說:"再會!明日再見!"、"不久再見!",或說:"祝您一路順風,請轉達我們對您家屬的問候"等。

  如知客人身體不好,應關心地說:"請多保重。"當氣候變化的時候應告誡客人"請多加一些衣服,當心感冒。"

  如遇客人的生日或節日期間,應向其祝賀。如"祝您生日快樂!"等。

  客人即將離去時,應主動對客人說:"請對我們的工作提出寶貴意見。"

  2.稱謂禮節。用恰如其分的稱謂來稱呼客人,這就是稱謂禮節。不應直呼其名。可稱:"同志"、"先生"、"小姐";知道其職務時,在一定場合也可稱職務,如"×部長"、"×處長"、"×廠長"、"×經理"。

  秘書的接待禮儀用語

  1.問候語

  隨著社會的進步,交往中對語言文明的要求更高了。見面時應根據彼此的關系問候"您好!"、"你好!"、"早上好!"、"晚上好!"等。這種問候語簡單明了,不受場合約束而且聽來親切自然。

  不論是在何種場合,問候時表情應該自然、和藹、親切,臉上應帶有溫和的微笑。

  2.感謝語

  當別人幫了你哪怕是一點小忙,都應該說"謝謝!""麻煩你了,非常感謝!"接受別人的贈物或款待時,應該說:"好,謝謝!"拒絕時應該說:"不,謝謝",而不應該說:"我不要!"或是"我不愛吃!"

  感謝的時候還應該以熱情的目光注視對方。

  3.道歉語

  做了不當的事,應及時道歉說:"對不起,實在抱歉。"、"真過意不去。"、"真是失禮了。"如果不經意打擾了別人,或是打斷了別人的話,應該說:"對不起,打擾了。""對不起,打斷一下。"在公共場合不小心碰了別人,應該說:"真對不起。"在服務對象面前應該學會說:"對不起,讓您久等了。"

  4.征詢語:

  "您有什么事情嗎?""我能為您做些什么嗎?""您需要我幫您做些什么嗎?""您還有什么別的事情嗎?""這樣會不會打擾您?"

  5.應答話:

  "您不必客氣。""沒有關系,這是我應該做的。""照顧不周的地方請您多多指教。""我明白了。""好的,是的,謝謝您的好意。"

  6.慰問語:

  "你(您)辛苦了。""讓你(您)受累了。""給你們添麻煩了。"這些話是一種善意的慰問。人際交往中,這類話看來很簡單,似乎說不說兩句都可以,實際上能讓對方感到溫暖,于是也就換來對方對你的好感。對方會認為你這個人是個熱情的關心別人的人。

  7."請"字的運用:

  "請您幫我個忙。""請幫我一下。""請您稍候。""請您稍稍休息一下。""請您喝茶!""請用餐!""請您指教!""請您留步。""請多關照。""請問您……"這些話中的"請"字不是多余的,多含有謙虛、尊重對方的意思,或使語氣委婉。

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