如何做好電子檔案信息化的管理論文
近幾年，人們進(jìn)行各種交流的媒介主要以數(shù)字化為主，由于其生成簡便、傳送迅速，必將產(chǎn)生大量的數(shù)字信息，對于其中具有保存和利用價值的數(shù)字信息人們稱之為電子檔案。將檔案信息化納入機(jī)關(guān)信息化建設(shè)總體規(guī)劃和目標(biāo)與機(jī)關(guān)信息化建設(shè)協(xié)調(diào)同步發(fā)展。信息技術(shù)幾乎已經(jīng)滲透到了社會活動的所有方面，作為現(xiàn)代社會活動的技術(shù)基礎(chǔ)，正在逐步改變著社會活動的運(yùn)行方式。檔案作為人類社會活動的產(chǎn)物，必然伴隨著社會活動運(yùn)行方式的轉(zhuǎn)變，在形成、傳遞、存儲和利用等自身運(yùn)動規(guī)律上發(fā)生本質(zhì)的變化。人們積極應(yīng)對信息化，不僅要關(guān)注檔案的載體形式變化，尋找適宜穩(wěn)妥的管理方法，更為重要的是，要研究檔案這一事物整體在信息技術(shù)基礎(chǔ)上的運(yùn)動新規(guī)律。電子文件需要全新的管理形式，下面，本人對電子文件實(shí)行電子檔案化管理談幾點(diǎn)認(rèn)識：
一、電子文件檔案的優(yōu)越性
電子檔案查閱手段簡單化，提高資料的利用率。網(wǎng)絡(luò)和通訊系統(tǒng)是電子檔案的基礎(chǔ)，只有在完備的通訊網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，才能實(shí)現(xiàn)資源共享和各種聯(lián)機(jī)服務(wù)擴(kuò)大使用范圍。電子檔案中各種信息的加工儲存，由數(shù)字庫系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，通過聯(lián)機(jī)服務(wù)系統(tǒng)為用戶提供檢索服務(wù)。數(shù)字庫系統(tǒng)和檢索系統(tǒng)，是關(guān)系到電子檔案正常運(yùn)行的關(guān)鍵。
隨著辦公自動化和信息技術(shù)的發(fā)展及在各領(lǐng)域的應(yīng)用，檔案管理對象將轉(zhuǎn)向以存儲于計算機(jī)中的集圖、文、聲于一體的多媒體信息化對象為主，以圖像、動畫、視頻、音頻信息的立體化多媒體形式存儲和利用。信息技術(shù)、辦公自動化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使信息資源存儲與傳遞向數(shù)字化、電子化發(fā)展。機(jī)讀文件和機(jī)讀檔案將大量出現(xiàn)，使檔案信息的存儲已數(shù)據(jù)庫為主，檔案信息的傳遞也以電子數(shù)字流的形式進(jìn)行。管理對象信息化、信息處理數(shù)字化、媒體多樣化和信息存儲與傳遞數(shù)字化，導(dǎo)致檔案工作的手段和工作方式計算機(jī)化。辦公人員通過網(wǎng)絡(luò)在辦公室或家里的終端前，就可對遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時瀏覽，檢索等訪問。
電子檔案還有利于遺漏文件的不漏增缺，傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，不漏增缺，就得拆卷重做。檔子檔案的管理可以彌補(bǔ)這個遺憾，文檔用微機(jī)按“件”整理歸檔。可隨時不漏增缺，使文檔不形成存積，只需按一下健，修改一下檔案目錄就可以了。
電子檔案有利于檔案的保密。過去查閱檔案時是整卷查找。查閱人可以看到整卷內(nèi)容。現(xiàn)在電子檔案管理，查閱人只需輸入需要查找的文件的編目就可以了，無法接觸其他文件，從而達(dá)到文件的保密要求。
二、電子文件檔案的歸檔不同于傳統(tǒng)歸檔方式
電子文件檔案歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。在注重文件的收集從源頭抓起，還應(yīng)加強(qiáng)收集本單位業(yè)務(wù)活動的檔案材料。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，或在某一時間電子文件檔案周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。要養(yǎng)成文件隨時接受隨時歸檔，這樣一方面可以避免文件漏歸，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。對圖紙等要求保管較高的檔案，要集中統(tǒng)一管理，單設(shè)文件號、目錄等，并備印一份紙質(zhì)的已被查看。
對電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案管理人員要注重電子檔案的備份，為避免計算機(jī)和電子檔案軟件遭到病毒等網(wǎng)絡(luò)病毒的迫害，檔案部門在接到一份新的電子檔案后 要先殺毒，確定安全后方可接受。可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
為了更安全，要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，可對應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度保持在17-20℃之間，相對濕度保持在35-40%之間，同時強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，有條件的應(yīng)及時升級服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。
電子檔案的歸檔具有兩大最主要的特性：1、是信息的非人工識讀性。以數(shù)字代碼形式存在的電子檔案必須由計算機(jī)特定的程序解碼，才能識讀它。計算機(jī)成為人和信息之間的翻譯。2、是系統(tǒng)的`依賴性。電子檔案需要依賴于計算機(jī)系統(tǒng)，包括軟、硬系統(tǒng)的應(yīng)用才具有生命力并發(fā)揮作用。
三、要加強(qiáng)電子檔案的開發(fā)利用
電子檔案的開發(fā)是現(xiàn)代檔案管理區(qū)別于傳統(tǒng)保密的重要標(biāo)志之一，也是目前檔案工作的中心環(huán)節(jié)。衡量一個單位檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)，不只是看它收集了多少有價值的檔案和加工整理的情況、保管工作如何，更重要的是看它所收藏檔案信息傳遞和信息開發(fā)，將信息資源快速、準(zhǔn)確、完整地提供給所需要的單位。特別是檔案信息部門更應(yīng)該發(fā)揮自身的優(yōu)勢，從更深層次多途徑挖掘信息資源，變被動為主動，變靜態(tài)為動態(tài)，加強(qiáng)各單位之間的業(yè)務(wù)的橫向聯(lián)合，從而使信息資源得到充分的開發(fā)與利用，以適應(yīng)信息社會的要求，發(fā)揮檔案部門的職能作用。
四、要加強(qiáng)電子文件管理人員的培養(yǎng)
電子檔案管理是一個新生事物，因此，培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當(dāng)務(wù)之急。就目前各機(jī)關(guān)單位來說，檔案工作人員要具備：一、強(qiáng)烈的事業(yè)心，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，要重視吸納專業(yè)型的人才充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中來。二、扎實(shí)的業(yè)務(wù)知識，熟練的實(shí)際操作技能，還要有熟練的外語水平。三、優(yōu)良的文化素質(zhì)，淵博的科學(xué)知識，較強(qiáng)的信息意識和檔案管理理念，對他們系統(tǒng)的進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)知識、電子計算機(jī)知識、數(shù)字通信技術(shù)進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。
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