新任秘書如何盡快進入角色

時間：2023-03-06 03:41:56 辦公文秘我要投稿

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新任秘書如何盡快進入角色

　　隨著經濟管理全球化、信息化、專業化，秘書也開始以一種全新的思維方式進入到諸多領域之中，成為企業領導者必不可缺的得力助手。下面是小編整理的新任秘書如何盡快進入角色，歡迎大家分享。

新任秘書如何盡快進入角色

　　一要勤于不恥下問。

　　秘書工作是門學問，學問學問既要學又要問，新任秘書只要抱著“入山問樵，入水問漁，入太廟每事問” 的精神，樂此不彼地持續發力、奮發作為，就一定能變不知為知，變不懂為懂，變外行為內行，盡快適應崗位工作。一是勤問同事。“三人行，必有我師。” 不管是與自己一起進機關的新秘書，還是有機關工作經驗的老秘書，每個人都有各自的工作經歷和生活感悟，都有能夠獨當一面的優長值得學習借鑒。勤于向同事學習討教，潛心傾聽同事傳經點撥，工作中就會少走許多彎路。新任秘書在工作中如果遇到不懂不會的東西，一定要勇于放下架子，虛心向身邊的同事請教，千萬不能因礙于面子，怕被人瞧不起，不懂也不問，不會也不學，揣著糊涂裝明白，只顧低頭干活，不懂抬頭“看路”，其結果只能是事與愿違，難以實現自己的目標。二是勤問領導。我們常講： “只有不肯鉆的學生，沒有不愿教的老師。” 只要學生愿意學、愿意鉆，老師一定會毫無保留、竭盡所能地予以幫助和指導。不管是分管領導交待的事情，還是工作中的困惑，新任秘書事先一定要大膽多請教領導，把辦事程序、辦事標準、時限要求、目標任務、政策規定等弄清楚，有時寧可壯著膽子多問幾遍，也不能不懂裝懂把事情辦砸了。對于那些比較難辦、耗時較長的事情，除了事前周密計劃外，還要主動匯報進展情況，遇到具體問題一時拿不準的則要及時請示匯報，請分管領導幫助把關定向，長期堅持就一定會獲益匪淺。三是勤問群眾。群眾是最好的老師，群眾的言語最樸實最管用。秘書人員無論是辦事辦文還是跟班服務，都要深入基層與一線群眾打交道，在遇到棘手問題時，要多深入一線“接地氣”，甘當“小學生”，多向群眾問計，多讓群眾幫助指點迷津，如果跟班服務始終堅持與群眾打成一片，并善于“借梯上樓”，用群眾喜聞樂見的方式協助領導開展工作，就一定能使自己的工作更貼近基層、貼近實際，從而盡快打開工作局面。

　　二要善于見微知著。

　　古人云： “輕者重之端，小者大之源。” 一是用心對待小事。“一屋不掃何以掃天下。” 一些平常的、很不起眼的小事往往最能體現一個人對待工作的態度。秘書工作無小事，小事干好成大事。秘書工作中雖然也會遇到一些“大事”，但一年到頭從事的還是大量的、具體的事務性工作。有些事情雖然看起來簡單，但真正干好并不容易，有時一個電話沒詢問細致、一個通知沒落實到位、一個環節沒具體抓實，就可能造成無法挽回的影響。“天下大事必作于細，天下難事必作于易。” 新任秘書必須認認真真地對待每件小事，以燕子壘窩般的堅持和“只顧攀登莫問高” 般的追求，努力把每件小事干好干到極致，久而久之，工作自然就會取得進步。二是盡心做好第一件事。領導交待的第一件事情協調得到不到位、交辦的第一項工作完成得好不好，往往直接關系到領導和同事對你的第一印象。許多工作往往有了一個好的開局之后，接下來才有可能踏上順風順水的“快車道”。對新任秘書而言，跟班服務切忌粗疏錯漏、好高騖遠，要時刻擁有“食不甘味，夜不能寐”的鉆勁和創新有為的拚勁，摒住一口氣、靜下一顆心，盡心擬好第一篇文稿，下達好第一次通知，協調好第一場會務，落實好第一件事情，完成好第一項任務。

　　三是細心辦好每件事。

　　秘書的能力素質直接關系到領導和機關單位在群眾中的形象。“凡事預則立，不預則廢。” 從事秘書工作，無論辦文、辦會還是辦事，每一項工作都是一個系統工程，都包括若干具體環節。事難成而易敗。有時一個錯別字，會讓好端端的一篇文稿黯然失色; 一個環節沒想到，會讓本來很圓滿的一次會務留下遺憾。新任秘書無論干什么事情，都要多想想怎么辦、為什么、應達到什么標準。在起草文字材料時，大到結構布局、格式要求，小到字號字體、標點符號，都要認真對待，即便是成文了，在呈送分管領導批閱前也要仔細檢查，看一看頁碼順序是不是正確，裝訂是不是規范，直到無可挑剔為止; 下發文電資料，要仔細核實接收單位的接收人員，認真登記，并及時將落實情況反饋給分管哪些收獲，認真分析和排查，仔細總結歸納和查漏補缺。對那些有助于個人成長進步的有意義的事務或工作，還要及時寫感悟心得，以促進經驗積累。三是注重及時“悟真諦”。“學而不思則惘，思而不學則殆。” 只要常學常思常悟，就能不斷進步。對所掌握的知識如果不能深入思考，只是學一知一、學一是一，達不到舉一反三、觸類旁通的境界，知識就難以快捷地轉化成實際工作能力。新任秘書務必對所做的工作、所學的東西，及時作深層次思考，并融會貫通地加以運用，這樣才能真正悟懂弄清“在工作中學習、在學習中工作” 的精髓要義，悟到學習與思考、實踐與提高相得益彰的真諦。

　　秘書應該具備哪些修養

　　1、秘書的知識素養。秘書工作的綜合性要求秘書人員橫向具有較寬廣的知識面；秘書工作又具有自己的專業特點，這又要求秘書人員縱向具有較深厚的專業知識。

　　2、秘書的能力素養。秘書工作的復雜性、多樣性、和秘書活動的豐富性、廣泛性，需要秘書人員具有多種能力。

　　1）、寫作能力，具體指公文和事務應用文的寫作能力。

　　2）、口頭表達能力。秘書應會說一口標準流利的普通話，口齒清晰，不緊不慢。語言要簡明扼要，有條有理，不要信口開河也不要沉默寡言。

　　3）、聽知能力。秘書要耐心傾聽和正確理解別人的發言，抓住重點后簡明扼要地復述。還要掌握方言、外語和民族語言。

　　4）、閱讀概括能力。秘書要善于閱讀，既要善于精讀，對經典逐字逐句研究；也要善于泛讀和快讀，概括濃縮。

　　5）、社交活動能力。秘書人員必須具備一定的社會活動能力，懂得各種場合的禮儀、禮節，善于待人接物以及處理復雜的人際關系。

　　6）、協調能力。秘書要善于發現機關與機關、部門與部門、機關與基層之間在工作上的矛盾或不平衡；要善于發現文件與文件之間政策、提法上的抵觸或不一致；要善于發現領導與領導、干部與干部之間的誤解或不和，并及時加以溝通、協調。

　　7）、觀察分析能力。秘書在工作中要善于觀察，善于發現問題、分析問題、提出解決問題的方法。

　　8）、應變能力。秘書人員要有遇急不慌、臨危不懼、處事冷靜的應變能力。

　　9）、使用先進辦公器械的能力。如：錄像機、照相機、打印機、復印機、網絡通訊設備等。