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文秘檔案鑒定工作操作要點

時間:2022-06-07 01:27:45 辦公文秘 我要投稿
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文秘檔案鑒定工作操作要點

  檔案鑒定工作是文秘必備的基本技能之一,下面整理了一些檔案鑒定工作操作要點,希望對大家有所幫助!

  1) 編制檔案保管期限表

  檔案保管期限表是用表冊形式列舉檔案的來源、內容和形式,并指明檔案保管期限的一種指導性文件。它是鑒定檔案保存價值和確定檔案保管期限的依據。

  檔案保管期限表通常由順序號、條款、保管期限、附注以及總的“說明”等部分組成,其中,條款和保管期限是最基本的項目。

  (1) 順序號。

  順序號是按照條款的系統排列順序統一編的序號。它起著固定條款的排列位置和順序的作用,也可作為鑒定時引用條款的代號。

  (2) 條款。

  條款是一組類型相同的文件的名稱和標題。每一條款應代表一組有內在聯系的價值相同的文件。有時,為了使條款簡潔醒目,也可以將價值不同的而有聯系的一組文件寫成一個條款,在條款下面分別指出其不同的保管期限。條款的擬制一般不宜過多過細,應具有一定的概括性,但范圍也不能過寬。條款較多的保管期限表還須把條款加以分類。

  (3) 保管期限。

  保管期限分為永久保存和定期保存。永久保存就是無限期地盡可能長遠地保存下去,定期保存就是只保存一定的年限,保管期滿后即可銷毀。長期保存一般是指檔案須保存16~50年;短期保存一般是指15年以下。

  定期保存的時間計算方法一般是從文件產生后的第二年起計算,有些特殊文件和專門文件可以從其失效、結案后算起。所有確定為定期保存的檔案到保管期滿后還須復查,如發現有繼續需要保存的,仍應保存下去,有的延長保管期限,有的轉為永久保存。

  對于機關檔案保管期限表,其中,短期和長期的期限也可視需要指出明確的年限,如短期保管的文件保管年限又可分為3年、5年、10年等,長期保管的文件保管年限分為20年、25年、30年等。

  (4) 附注。

  附注是在條款之下對條款及其保管期限所作的必要的注解或說明。例如,有些合同、協議書、借據的保管期限往往需要從有效期滿后算起,就可在保管期限后注明“失效后”字樣。

  (5) 說明。

  說明是對保管期限表所作的總的說明,一般包括保管期限表的適用范圍、結構、制定的依據、保管期限的計算方法以及其他需要說明的事項。

  以上只是檔案保管期限表一般的結構,可以根據各種檔案保管期限表的特點增加或減少某些項目。

  2) 編制“檔案銷毀清冊”

  檔案銷毀清冊是準備剔除銷毀的檔案文件的登記簿,它是供領導人審查批準的表冊,同時也是日后查考檔案銷毀情況的憑據。

  檔案銷毀清冊應由登記順序號、案卷或文件的題名、起止日期、數量、原保管期限、銷毀原因、備注等項目組成。每一清冊應編制一式兩份,一份留檔案館(室)備查,一份送機關領導人審查批準。如果須送上級機關或檔案行政管理機關批準,就應多備一份。同時報送兩份,其中一份經審批后退回。

  3) 檔案的銷毀

  為了慎重起見,已經被批準準許銷毀的檔案不應立刻銷毀,而應暫時存放一段時間,待確認確實無價值時再進行銷毀,以免造成不可挽回的損失。

  批準銷毀的檔案一般應該直接送造紙廠化為紙漿或者就地焚毀。為了保守機密,應銷毀的檔案一般不得留作它用,更不允許倒賣出售。檔案銷毀工作是一個非常嚴肅的工作,一般由檔案部門會同保衛、保密部門進行,并由專人銷毀、專人監銷。銷毀完畢后,銷毀人和監銷人都要在銷毀清冊上簽名蓋章,并注明“已銷毀”字樣和銷毀日期。

  如有個別檔案未被批準銷毀,可在“銷毀清冊”上做出適當的說明。對于已銷毀的檔案,也應在檢索工作上注明“銷毀”字樣加以說明。


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