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做好會(huì)議紀(jì)要

時(shí)間:2021-09-10 19:38:50 會(huì)議紀(jì)要 我要投稿

做好會(huì)議紀(jì)要

做好會(huì)議紀(jì)要1

  怎樣做好會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要

做好會(huì)議紀(jì)要

  第一部分:會(huì)議記錄

  會(huì)議記錄是會(huì)議文書之一。它是開(kāi)會(huì)時(shí)由負(fù)責(zé)記錄的人員當(dāng)場(chǎng)把會(huì)議的基本情況和會(huì)議上的報(bào)告、討論的問(wèn)題、發(fā)言、決議等內(nèi)容記錄下來(lái)的書面材料。一般用于比較重要和正式的會(huì)議。

  一、記錄會(huì)議的組織情況、應(yīng)寫明

  1.會(huì)議的名稱;

  2.開(kāi)會(huì)的時(shí)間;

  3.開(kāi)會(huì)的地點(diǎn);

  4.出缺席和列席人員;

  5.主持人的姓名;

  6.記錄人的姓名;

  7.備注;有些會(huì)議還要寫清楚會(huì)議的起止時(shí)間(年、月、日)。

  二、記錄會(huì)議的內(nèi)容,會(huì)議記錄的重要組成部分

  1.要寫明發(fā)言人的姓名,發(fā)言的內(nèi)容,包括討論的內(nèi)容,提出的建議,通過(guò)的決議等。必要時(shí),還要記下表決情況(如全體通過(guò)或多少人同意,多少人異議,多少人棄權(quán))。

  2.記錄還要記下會(huì)議的有關(guān)動(dòng)態(tài)。如發(fā)言中的插話、笑聲、掌聲,臨時(shí)中斷以及會(huì)場(chǎng)重要情況等等。

  3.會(huì)議結(jié)束,記錄完了,就要另起一行寫“散會(huì)”兩字。重要的會(huì)議記錄,要有主持人和記錄人在正文結(jié)尾右下方簽字。

  三、會(huì)議記錄的寫作要求。

  1.會(huì)議記錄要求準(zhǔn)確、真實(shí)、清楚、完整。記錄人員應(yīng)當(dāng)有高度的政治責(zé)任心,以嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度忠實(shí)記錄發(fā)言人的原意,重要的意思應(yīng)記原話,不得任意取舍增刪。會(huì)議的主要情況,發(fā)言的主要內(nèi)容和意見(jiàn),必須記錄完整,不要遺漏。記錄字體力求清晰易認(rèn),不要過(guò)于潦草,不要使用自造的簡(jiǎn)稱或文字。

  2.會(huì)議記錄的格式。

  會(huì)議組織情況:要寫明會(huì)議名稱、屆數(shù)或次數(shù)、時(shí)間、地點(diǎn)、出席人、列席人、缺席人(包括缺席原因)、主持人、記錄人等。

  會(huì)議內(nèi)容:由會(huì)議議程、議題、討論過(guò)程、發(fā)言內(nèi)容、決定事項(xiàng)等組成。會(huì)議記錄的結(jié)尾沒(méi)有固有程式,標(biāo)?"散會(huì)”、”結(jié)束”、”完”等均可。

  會(huì)議記錄使用的工具:會(huì)議記錄可采用統(tǒng)一制發(fā)的會(huì)議記錄本或記錄紙。使用灌注有藍(lán)墨水的鋼筆或經(jīng)國(guó)家檔案局鑒定可用于檔案書寫的圓珠筆,這種圓珠筆芯上標(biāo)有”DA”(”檔案的拼音字頭)標(biāo)記。

  四、會(huì)議記錄的技巧。

  一般說(shuō)來(lái),有四條:一快、二要、三省、四代。

  一快,即書寫運(yùn)筆要快,記得快。字要寫得小一些、輕一點(diǎn),多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢(shì),斜一點(diǎn)寫。

  二要,即擇要而記。就記錄一次會(huì)議來(lái)說(shuō),要圍繞會(huì)議議題、會(huì)議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想,與會(huì)者的不同意見(jiàn)或有爭(zhēng)議的問(wèn)題、結(jié)論性意見(jiàn)、決定或決議等作記錄,就記錄一個(gè)人的發(fā)言來(lái)說(shuō),要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論,論證過(guò)程可以不記。就記一句話來(lái)說(shuō),要記這句話的中心詞,修飾語(yǔ)一般可以不 記。要注意上下句子的連貫性、可訊性,一篇好的記錄應(yīng)當(dāng)獨(dú)立成篇。

  三省,即在記錄中正確使用省略法。如使用簡(jiǎn)稱、簡(jiǎn)化詞語(yǔ)和統(tǒng)稱。省略詞語(yǔ)和句子中的附加成分,比如”但是”只記”但”,省略較長(zhǎng)的成語(yǔ)、俗語(yǔ)、熟悉的詞組,句子的后半部分,畫一曲線代替,省略引文,記下起止句或起止詞即可,會(huì)后查補(bǔ)。

  四代,即用較為簡(jiǎn)便的寫法代替復(fù)雜的寫法。一可用姓代替全名,二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字;三可用一些數(shù)字和國(guó)際上通用的符號(hào)代替文字;四可用漢語(yǔ)拼音代替生詞難字;五可用外語(yǔ)符號(hào)代替某些詞匯,等等。但在整理和印發(fā)會(huì)議記錄時(shí),均應(yīng)按規(guī)范要求辦理。

  第二部分:會(huì)議紀(jì)要

  會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議記錄的一種再加工,是記載和表達(dá)會(huì)議主要精神和議定事項(xiàng)的文稿。寫好會(huì)議紀(jì)要應(yīng)把握三個(gè)要點(diǎn):

  一、注意會(huì)議記錄的整理

  注意“去粗留精”,把握側(cè)重點(diǎn)。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)該抓住會(huì)議的中心議題,側(cè)重表達(dá)大家已經(jīng)取得一致的或基本一致的意見(jiàn)。

  (一)圍繞會(huì)議研究的中心議題“取精”。抓住了會(huì)議研究和解決的主要問(wèn)題,就抓住了寫會(huì)議紀(jì)要的“綱”。會(huì)議討論中可能附帶牽涉到其他一些問(wèn)題,如果沒(méi)有實(shí)質(zhì)性內(nèi)容,就應(yīng)避而不談或者談而從簡(jiǎn)。有時(shí)會(huì)議的中心議題不十分明確,或一個(gè)會(huì)議同時(shí)討論多個(gè)議題,且難分主次。遇到這種情況,應(yīng)把難分主次的幾個(gè)問(wèn)題視為一個(gè)中心議題中的幾個(gè)子議題,放在基本同等的位置上,分題歸納整理,寫成“一、關(guān)于xxx問(wèn)題”、“二、關(guān)于xxx問(wèn)題”等。

  (二)圍繞與會(huì)人員取得的一致意見(jiàn)“取精”。與會(huì)人員在討論中心議題時(shí),往往看法不完全一致,或者很不一致。遇到這種情況,起草人員應(yīng)該對(duì)各種意見(jiàn)認(rèn)真研究,歸納整理出完全一致或基本一致的意見(jiàn)。對(duì)少數(shù)人提出的意見(jiàn),如果沒(méi)有被會(huì)議否定,或者說(shuō)符合會(huì)議的宗旨,也應(yīng)該采納。如果有些意見(jiàn)分歧較大,沒(méi)有能夠統(tǒng)一認(rèn)識(shí),就不應(yīng)寫入紀(jì)要中去。當(dāng)然,有些帶學(xué)術(shù)性、研究性的會(huì)議所形成的紀(jì)要,不同的甚至是相反的觀點(diǎn),也可以寫上去,但應(yīng)寫明是多數(shù)人的看法還是少數(shù)人的看法。

  (三)圍繞會(huì)議主持人的總結(jié)性講話“取精”。一般在會(huì)議結(jié)束時(shí),主持人會(huì)進(jìn)行總結(jié)性講話,對(duì)需決定的事項(xiàng)進(jìn)行“拍板”,這是寫入會(huì)議紀(jì)要的最好材料,也是最需要抓住的“綱”。

  表達(dá)決定的事項(xiàng),注意 “滴水不漏”,把握相關(guān)點(diǎn)。表述議定事項(xiàng)最重要的是注意“三性”,把住相關(guān)點(diǎn)。

  (一)注意語(yǔ)言表達(dá)的準(zhǔn)確性,防止產(chǎn)生歧義。要注意用語(yǔ)準(zhǔn)確,講究文法,避免在文字上產(chǎn)生歧義。對(duì)敏感問(wèn)題表達(dá)不準(zhǔn),就很容易引起歧議,甚至造成新的矛盾。

  (二)注意重要決定的依據(jù)性,防止互相矛盾。有的會(huì)議決定與相關(guān)的政策或規(guī)定存在某種矛盾。只要不是正面 "碰撞",起草人員就應(yīng)該在查找有關(guān)依據(jù)、研究有關(guān)類似問(wèn)題的基礎(chǔ)上,選擇恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)方式,注意文字處理上的技巧,以盡量避免矛盾。

  (三)注意付諸實(shí)施的可行性,防止影響操作。會(huì)議紀(jì)要表述議定事項(xiàng)須注意可行性,務(wù)必切合實(shí)際,力求具體、明白。

  二、寫作的方法和體式

  (一)注意“從實(shí)際出發(fā)”,把握基本點(diǎn)

  會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題最基本的形式:一是會(huì)議名稱與文種的組合,如“臨滄供電局辦公會(huì)議紀(jì)要”;二是召集會(huì)議單位名稱、會(huì)議內(nèi)容與文種三者的組合,如“臨滄供電局討論xx工程會(huì)議紀(jì)要";三是有的固定形式的會(huì)議,如黨委會(huì)、黨政聯(lián)席會(huì)、部門會(huì)議等,也可以直接用會(huì)議的次數(shù)與文種的組合,如“第十次黨委會(huì)議紀(jì)要”。

  (二)會(huì)議紀(jì)要的具體內(nèi)容,一般可由兩部分組成,即會(huì)議概況部分和正文部分。會(huì)議概況主要是寫主持開(kāi)會(huì)的單位、會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員 (出席人、列席人)及會(huì)議研究的中心議題等。概況應(yīng)力求簡(jiǎn)要,有時(shí)可以只寫上述方面的部分內(nèi)容。參加會(huì)議人員也可以在正文后面獨(dú)立成段。一般幾個(gè)單位聯(lián)合開(kāi)會(huì)的紀(jì)要和黨委會(huì)、政府辦公會(huì)的紀(jì)要,都適宜這種形式。

  (三)會(huì)議紀(jì)要正文部分的基本寫作方法,一般采取以下幾種:一是分專題歸納法。即把討論議定的幾個(gè)問(wèn)題,劃分為幾個(gè)專題,用小標(biāo)題加以歸納。二是分層次歸納法。一般只有一個(gè)議題討論后形成的`決定,可以采用這種辦法,把議定事項(xiàng)按內(nèi)容分成若干層次寫清楚。可以在每段的首句寫“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議同意”、“會(huì)議決定”、“會(huì)議要求”、“會(huì)議號(hào)召”等用語(yǔ)。三是分段落歸納法。就是把會(huì)議議定事項(xiàng)分成若干段,并明確標(biāo)示出 “一”、“二”、“三”……而在每段的首句不另用一句話概括段意。

做好會(huì)議紀(jì)要2

  【概念解說(shuō)】

  會(huì)議紀(jì)要是用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的公文。會(huì)議紀(jì)要不同于會(huì)議記錄。會(huì)議紀(jì)要對(duì)企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)團(tuán)體都適用。

  會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄是兩個(gè)不同的概念,二者的區(qū)別十分明顯。從應(yīng)用寫作和文字處理的角度來(lái)探析,二者截然不同。會(huì)議紀(jì)要是一種法定的公務(wù)文書,其撰寫與制作屬于應(yīng)用寫作和公文處理的范疇,必須遵循應(yīng)用寫作的一般規(guī)律,嚴(yán)格按照公文制發(fā)處理程序辦事。而會(huì)議記錄則只是辦公部門的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作,屬于管理服務(wù)的范疇,它只需忠實(shí)地記載會(huì)議實(shí)況,保證記錄的原始性、完整性和準(zhǔn)確性,其記錄活動(dòng)同嚴(yán)格意義上的公文寫作完全是兩碼事。二者在載體樣式、稱謂用語(yǔ)、適用對(duì)象、分類方法、內(nèi)容重點(diǎn)以及處理方式等諸多方面都有明顯區(qū)別。

  【分類】

  (1)工作會(huì)議紀(jì)要。它側(cè)重于記錄貫徹有關(guān)工作方針、政策,及其相應(yīng)要解決的問(wèn)題。如,《全國(guó)民族貿(mào)易和民族用品生產(chǎn)工作會(huì)議紀(jì)要》,《全省基本建設(shè)工作會(huì)議紀(jì)要》。

  (2)代表會(huì)議紀(jì)要。它側(cè)重于記錄會(huì)議議程和通過(guò)的決議,以及今后工作的建議。如《××省第一次盲人聾啞人代表會(huì)議紀(jì)要》。

  (3)座談會(huì)紀(jì)要。它內(nèi)容比較單一、集中,側(cè)重于工作的、思想的、理論的、學(xué)習(xí)的某一個(gè)問(wèn)題或某一方面問(wèn)題。如,《十省區(qū)、十個(gè)路局整頓治安座談會(huì)紀(jì)要》。

  (4)聯(lián)席會(huì)議紀(jì)要。它系指不同單位、團(tuán)體,為了解決彼此有關(guān)的問(wèn)題而聯(lián)合舉行會(huì)議,在此種會(huì)議上形成的紀(jì)要。它側(cè)重于記錄兩邊達(dá)成的共同協(xié)議。

  (5)辦公會(huì)議紀(jì)要。對(duì)本單位或本系統(tǒng)有關(guān)工作問(wèn)題的討論、商定、研究、決議的文字記錄,以備查考。

  (6)匯報(bào)會(huì)議紀(jì)要。這種會(huì)議側(cè)重于匯報(bào)前一段工作情況,研究下一步工作,經(jīng)常是為召開(kāi)工作會(huì)議進(jìn)行的準(zhǔn)備會(huì)議。

  (7)技術(shù)鑒定會(huì)紀(jì)要。

  (8)科研學(xué)術(shù)會(huì)議紀(jì)要,包括年會(huì)紀(jì)要。

  【主要內(nèi)容與結(jié)構(gòu)形式】

  一、標(biāo)題會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題,有兩種格式:一是,會(huì)議名稱加紀(jì)要,也就是在“紀(jì)要”兩個(gè)字前寫上會(huì)議名稱。如,全國(guó)財(cái)貿(mào)工會(huì)工作會(huì)議紀(jì)要;又如,吉林省工商行政管理局長(zhǎng)會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議名稱可以寫簡(jiǎn)稱,也可以用開(kāi)會(huì)地點(diǎn)做為會(huì)議名稱。如,京、津、滬、穗、漢五大城市治安座談會(huì)紀(jì)要,又如,鄭州會(huì)議紀(jì)要。二是,把會(huì)議的主要內(nèi)容在標(biāo)題里揭示出來(lái),類似文件標(biāo)題式的。如,關(guān)于加強(qiáng)紀(jì)檢工作座談會(huì)紀(jì)要;又如,關(guān)于落實(shí)省委領(lǐng)導(dǎo)同志批示保護(hù)省級(jí)文物七級(jí)浮屠塔問(wèn)題的會(huì)議紀(jì)要。

  二、開(kāi)頭部分

  簡(jiǎn)要介紹會(huì)議概況,其中包括:

  (1)會(huì)議召開(kāi)的形勢(shì)和背景;

  (2)會(huì)議的指導(dǎo)思想和目的要求;

  (3)會(huì)議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、主持者;

  (4)會(huì)議的主要議題或解決什么問(wèn)題;

  (5)對(duì)會(huì)議的評(píng)價(jià)。

  三、文號(hào)、制文時(shí)間

  文號(hào)寫在標(biāo)題的正下方,由年份、序號(hào)組成,用阿拉伯?dāng)?shù)字全稱標(biāo)出,并用“【】”括入,如:【XX】67號(hào)。辦公會(huì)議紀(jì)要對(duì)文號(hào)一般不做必須的要求,但是在辦公例會(huì)中一般要有文號(hào),如“第“秘書工作”期”、“第“秘書工作”次”,寫在標(biāo)題的正下方。

  會(huì)議紀(jì)要的時(shí)間可以寫在標(biāo)題的下方,也可以寫在正文的右下方、主辦單位的下面,要用漢字寫明年、月、日,如“二〇〇二年八月十六日”。

  四、正文部分

  它是紀(jì)要的主體部分,是對(duì)會(huì)議的主要內(nèi)容、主要精神、主要原則以及基本結(jié)論和今后任務(wù)等進(jìn)行具體的綜合和闡述。

  怎樣才能寫好正文部分?也就是說(shuō),要掌握點(diǎn)什么要領(lǐng)與方法,是否可以這樣:

  (1)要從會(huì)議的客觀實(shí)際出發(fā),從會(huì)議的具體內(nèi)容出發(fā),抓中心,抓要點(diǎn)。抓中心就是抓住會(huì)議中心思想、中心問(wèn)題、中心工作;所謂要點(diǎn),就是會(huì)議主要內(nèi)容。要對(duì)此進(jìn)行條理化的紀(jì)要。

  (2)會(huì)議紀(jì)要是以整個(gè)會(huì)議的名義表述的,因此,必須概括會(huì)議的共同決定,反映會(huì)議的全貌。凡沒(méi)有形成一致意見(jiàn)的問(wèn)題,則需要分別論述并寫明分歧之所在。

  (3)要掌握并運(yùn)用馬列主義的基本理論與黨的方針、政策對(duì)會(huì)議進(jìn)行概括與總結(jié)。它是貫穿在紀(jì)要始終的一條紅線。

  (4)為了敘述方便,眉目清楚,常用“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議指出”、“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”、“與會(huì)人員一致表示”等詞語(yǔ),做為段落的開(kāi)頭語(yǔ)。也有用在段中的,仍起強(qiáng)調(diào)的作用。

  (5)屬于介紹性文字,筆者可以靈活自由敘述,但屬于引用性文字,必須忠實(shí)于發(fā)言原意,不能篡改,也不可強(qiáng)加于人。

  (6)小型會(huì)議,側(cè)重于綜合會(huì)議發(fā)言和討論情況,并要列出決議的事項(xiàng)。大型會(huì)議內(nèi)容較多,正文可以分幾部分來(lái)寫。常見(jiàn)的有三種:一是概括敘述式;二是分列標(biāo)題式;三是發(fā)言記錄式。

  五、結(jié)尾部分

  一般寫法是提出號(hào)召和希望。但要根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容和紀(jì)要的要求,有的是以會(huì)議名義向本地區(qū)或本系統(tǒng)發(fā)出號(hào)召,要求廣大干部認(rèn)真貫徹執(zhí)行會(huì)議精神,奪取新的勝利;有的是突出強(qiáng)調(diào)貫徹落實(shí)會(huì)議精神的關(guān)鍵問(wèn)題,指出核心問(wèn)題;有的是對(duì)會(huì)議做出簡(jiǎn)要評(píng)價(jià),結(jié)合提出希望要求。

  【格式內(nèi)容】

  1、標(biāo)題。由"會(huì)議名稱+會(huì)議紀(jì)要"構(gòu)成。

  2、導(dǎo)言。介紹會(huì)議召開(kāi)的基本情況,如時(shí)間、地點(diǎn),參加人,討論的問(wèn)題。

  3、會(huì)議的成果及議定的事項(xiàng)。應(yīng)逐項(xiàng)列出。

  4、希望。

  【范例參考】

  關(guān)于協(xié)調(diào)解決沙面大街56號(hào)首層房屋使用權(quán)問(wèn)題的會(huì)議紀(jì)要

  第“秘書工作”號(hào)

  xx年2月2日上午,市政府辦公廳xxx主任主持召開(kāi)會(huì)議,協(xié)調(diào)解決沙面大街56號(hào)首層房屋使用權(quán)問(wèn)題。參加會(huì)議的有省政府辦公廳交際處、廣東勝利賓館、市商委、市國(guó)土房管局、二商局、市外輪供應(yīng)公司等有關(guān)部門的負(fù)責(zé)同志。

  會(huì)議認(rèn)為,沙面大街56號(hào)首層房屋使用權(quán)的問(wèn)題,是在過(guò)去計(jì)劃經(jīng)濟(jì)和行政決定下形成的歷史遺留問(wèn)題。早幾年曾多次協(xié)調(diào),雖有進(jìn)展,但未有結(jié)果。最近,按照省、市領(lǐng)導(dǎo)同志"向前看"、"了卻這筆歷史舊賬"的批示精神,在辦公廳的協(xié)調(diào)下,雙方本著尊重歷史,面對(duì)現(xiàn)實(shí),互諒互讓的原則,合情合理地提出解決這宗矛盾的方案。

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