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撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要的要點(diǎn)

時(shí)間:2023-02-08 08:24:29 啟宏 會(huì)議紀(jì)要 我要投稿
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撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要的要點(diǎn)

  會(huì)議紀(jì)要作為一種反映會(huì)議基本情況和精神的紀(jì)實(shí)性公文,有著傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和重要精神的作用。一份好的會(huì)議紀(jì)要,對(duì)提高工作效率、確保工作順利進(jìn)行有著十分重要的作用。由于筆者經(jīng)常撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要,時(shí)間久了,總結(jié)出幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)現(xiàn)筆錄于下以資交流。

撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要的要點(diǎn)

  筆者認(rèn)為,寫(xiě)好會(huì)議紀(jì)要關(guān)鍵注意以下幾點(diǎn):

  一、吃透精神,領(lǐng)會(huì)實(shí)質(zhì),把握基調(diào)

  撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要前一定要仔細(xì)研析會(huì)議記錄,分析每一位發(fā)言者的發(fā)言,歸納會(huì)議決議,全面吃透會(huì)議精神,領(lǐng)會(huì)好精神實(shí)質(zhì),把握住會(huì)議基調(diào)。這樣在落筆行文時(shí)才能夠“統(tǒng)籌全局駕馭全篇”,體現(xiàn)“要旨”!才能夠確保所要傳達(dá)的會(huì)議精神和部署的事項(xiàng)不“失真”不“跑調(diào)”。

  二、刪繁就簡(jiǎn)

  會(huì)議紀(jì)要不是會(huì)議記錄,沒(méi)有必要將會(huì)議的所有內(nèi)容進(jìn)行記錄。“紀(jì)要”,顧名思義就是“紀(jì)其主要”因此,在內(nèi)容上要有詳略重點(diǎn),不能過(guò)于羅嗦繁雜。繁雜羅嗦了就會(huì)使“讀者”難以領(lǐng)會(huì)會(huì)議精神,影響會(huì)議決議的執(zhí)行。所以,在動(dòng)筆之前,要對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行詳細(xì)地歸納整理,刪繁就簡(jiǎn)。使之,既要體現(xiàn)會(huì)議精神和主流意見(jiàn)觀點(diǎn)又不致繁雜羅嗦。

  三、講究語(yǔ)言技巧

  撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要必須注意語(yǔ)言的使用技巧。

  1、切忌對(duì)語(yǔ)言不加整理,說(shuō)什麼記什麼。對(duì)于不宜公開(kāi)或有不好影響的觀點(diǎn)言辭可以刪除不記;對(duì)于言辭激烈的觀點(diǎn)可以以較溫和的詞句替代表達(dá);對(duì)于難以量化或精確或表述的事項(xiàng)、意見(jiàn)要善于運(yùn)用模糊語(yǔ)言。如不能確定完成日期的決議事項(xiàng)可以以“近期完成”或“盡快完成”來(lái)表達(dá)。又如對(duì)于參與某項(xiàng)工作的人員范圍、人數(shù)等難以表述可以以“相關(guān)人員”或“有關(guān)人員”來(lái)表達(dá)。

  2、對(duì)于難于集中在同一段或同一個(gè)標(biāo)題下體現(xiàn)的意見(jiàn)觀點(diǎn)可以以“會(huì)議指出”、“會(huì)議認(rèn)為”等為導(dǎo)語(yǔ)引出。如代表會(huì)議某一精神的重要意見(jiàn)必須在紀(jì)要中體現(xiàn)但不好歸納在全文中的某一條或某一大標(biāo)題下,獨(dú)立成段又沒(méi)有合適的標(biāo)題,這種情況就可以以“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議指出”為導(dǎo)語(yǔ)引出并獨(dú)立成段。

  四、做好“三勤”

  1、勤思考—會(huì)后不要先忙于撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要,要勤思考,要把開(kāi)會(huì)的內(nèi)容先在腦海里過(guò)一遍,以便增加一下印象。然后對(duì)照會(huì)議記錄再檢查一遍,看看是否有漏記的內(nèi)容。

  2、勤動(dòng)口—對(duì)于檢查出的漏記內(nèi)容或有不太理解明白的內(nèi)容,要勤動(dòng)口,及時(shí)向相關(guān)與會(huì)人員請(qǐng)教,以免將錯(cuò)誤的信息寫(xiě)入紀(jì)要同時(shí)對(duì)于正確理解把會(huì)議精神實(shí)質(zhì)也使有所幫助的。

  3、勤動(dòng)手—會(huì)中認(rèn)真做好記錄,會(huì)后及時(shí)撰寫(xiě)紀(jì)要,切忌會(huì)中不認(rèn)真記錄,會(huì)后不及時(shí)整理紀(jì)要。時(shí)間長(zhǎng)了再撰寫(xiě)恐怕有些內(nèi)容就容易忘記或印象不深,影響了紀(jì)要的撰寫(xiě)質(zhì)量將錯(cuò)誤的或模糊的信息寫(xiě)入而耽誤工作。

  總之,寫(xiě)好會(huì)議紀(jì)要并不是多難的工作,做事就怕認(rèn)真,只要認(rèn)認(rèn)真真地,把功夫做足了就不怕寫(xiě)不出好的會(huì)議紀(jì)要來(lái)!

  拓展:會(huì)議紀(jì)要格式

  —,概說(shuō)

  在會(huì)議過(guò)程中,把會(huì)議的組織情況和具體內(nèi)容如實(shí)地記錄下來(lái),就形成了會(huì)議記錄。

  會(huì)議記錄有"記"與"錄"之分。"記"又有詳記與略記之別。略記是記會(huì)議大要,會(huì)議上的重要或主要言論。詳記則要求記錄的項(xiàng)目必須完備,記錄的言論必須詳細(xì)完整。若需要留下包括上述內(nèi)容的會(huì)議記錄則要靠"錄"。"錄"有筆錄,音錄和影像錄幾種,對(duì)會(huì)議記錄而言,音錄,像錄通常只是手段,最終還要將錄下的內(nèi)容還原成文字。筆錄也常常要借助音錄,像錄,以之作為記錄內(nèi)容最大限度地再現(xiàn)會(huì)議情境的保證。

  二,格式

  會(huì)議記錄的格式分為記錄頭,記錄主體,審閱簽名三個(gè)部分。

  記錄頭的內(nèi)容有:

  1、會(huì)議名稱;

  2、會(huì)議時(shí)間;

  3、會(huì)議地點(diǎn);

  4、會(huì)議主席(主持人)

  5、會(huì)議出席,列席和缺席情況;

  6、會(huì)議記錄人員簽名。

  三,要求

  會(huì)議記錄的要求歸納起來(lái)主要有兩個(gè)方面,一個(gè)是速度要求,一個(gè)是真實(shí)性要求。

  (一)速度要求。

  快速是對(duì)記錄的基本要求。

  (二)真實(shí)性要求。

  紀(jì)實(shí)性是會(huì)議記錄的重要特征,因此確保真實(shí)就成了對(duì)記錄稿的必然要求。

  真實(shí)性要求的具體含義是:

  1、準(zhǔn)確。不添加,不遺漏,依實(shí)而記。

  2、清楚。首先是書(shū)寫(xiě)要清楚,其次,記錄要有條理。

  3、突出重點(diǎn)。

  會(huì)議記錄應(yīng)該突出的重點(diǎn)有:

  (1)會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開(kāi)的有關(guān)活動(dòng);

  (2)會(huì)議討論,爭(zhēng)論的焦點(diǎn)及其各方的主要見(jiàn)解;

  (3)權(quán)威人士或代表人物的言論;

  (4)會(huì)議開(kāi)始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論;

  (5)會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng);

  (6)對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)。

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