檔案信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃
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為適應國家檔案信息化建設(shè)的發(fā)展要求,提高我縣檔案事業(yè)現(xiàn)代化水平,根據(jù)《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》及省檔案局檔案信息化建設(shè)要求,結(jié)合我縣電子政務的實際,對我縣檔案信息化建設(shè)提出以實施方案。
一、指導思想和基本原則
XX縣檔案信息化建設(shè)的指導思想是：以科學發(fā)展觀為指導，適應檔案信息化建設(shè)和社會對檔案信息的需求，以檔案信息資源建設(shè)為核心,以創(chuàng)新檔案開發(fā)利用方式為重點，積極推進檔案資源數(shù)字化，信息管理規(guī)范化，信息服務網(wǎng)絡化的進程，帶動檔案事業(yè)的快速發(fā)展，不斷提高檔案資政育人和為社會各項事業(yè)服務的能力，促進檔案信息化建設(shè)與經(jīng)濟和社會協(xié)調(diào)發(fā)展。
全縣檔案信息化建設(shè)應堅持“納入規(guī)劃，有序推進;統(tǒng)一標準，統(tǒng)籌建設(shè);突出重點，分級實施;安全保密，注重實效;引導示范，逐步展開”的基本原則。
二、總體目標和主要任務
(一)總體目標
各部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)，企事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)要納入同級電子政務體系和本單位辦公自動化統(tǒng)一部署，統(tǒng)一規(guī)劃，同步建設(shè)，逐步實現(xiàn)電子公文處理和電子檔案管理的規(guī)范化與一體化;加大檔案信息資源管理力度，建立長效發(fā)展機制，全面整合檔案信息資源，促進檔案信息資源總量增加，質(zhì)量提高和結(jié)構(gòu)優(yōu)化;利用館內(nèi)局域網(wǎng)、電子政務網(wǎng)、公眾信息網(wǎng)，推進服務機制創(chuàng)新，促進檔案信息資源公開、共享和再利用;本著“利用優(yōu)先，由近及遠，先重點后一般”的原則，有序推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進程。制定統(tǒng)一標準，推進檔案數(shù)字化與網(wǎng)絡化建設(shè)。按照共通共享，互聯(lián)互通的要求，建立與完善全市檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息資源優(yōu)勢互補和共享。利用電子政務網(wǎng)絡平臺進行政府公開信息的網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳輸，信息集聚和檔案發(fā)布，條件具備的區(qū)縣檔案館要逐步建設(shè)電子文件中心和數(shù)字檔案館。
(二)主要任務
1、加快檔案館局域網(wǎng)建設(shè)，各部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)，企事業(yè)單位要建立和完善檔案數(shù)字化處理、電子政務網(wǎng)和社會公眾網(wǎng)，以提高檔案管理水平和服務質(zhì)量。
2、各部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)，企事業(yè)單位建成同級政府電子政務平臺下的電子文件接收管理和電子政務備份中心，負責電子政務系統(tǒng)電子文件的收集和管理、利用。
3、在縣級機關(guān)進行文檔一體化管理，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案、機讀目錄和電子檔案同時移交進館。建立電子公文歸檔和電子檔案管理的標準規(guī)范體系;在我縣電子政務平臺上構(gòu)建文檔一體化管理系統(tǒng),建立各種載體檔案和相關(guān)電子檔案同步的接收平臺。
4、加強各部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)，企事業(yè)單位檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，積極推進檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。
5、加快檔案網(wǎng)站建設(shè)步伐，逐步建成數(shù)字檔案館庫。
6、加強和完善檔案信息化標準規(guī)范體系建設(shè)。
三、檔案信息化建設(shè)的重點和實施步驟
(一)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
1、進一步提高和普及全縣各級檔案室計算機管理和網(wǎng)絡技術(shù)的應用。xxx年，全縣各級檔案室應用計算機管理檔案的普及率達100%。
2、加強和完善檔案域網(wǎng)建設(shè)，并與當?shù)卣⻊站W(wǎng)聯(lián)通。到xxx年，縣檔案局(館)和各部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)，企事業(yè)單位全部建立局域網(wǎng)和聯(lián)通當?shù)卣腵電子政務網(wǎng)。
3、進一步提高檔案管理軟件的技術(shù)和應用水平。全縣各級檔案部門要認真貫徹落實《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(gb/t18894-2xxx)、《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式》(db32/505-2xxx)、《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子公文文檔一體化業(yè)務流程管理規(guī)范》和《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》等標準規(guī)范，推廣應用符合檔案工作業(yè)務標準規(guī)范、檔案管理軟件基本要求和檔案信息化建設(shè)標準規(guī)范的檔案管理軟件，為檔案信息交換、實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。
(二)全縣檔案館室檔案資源信息化建設(shè)
1、檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)是檔案信息資源建設(shè)的基礎(chǔ)工作。從2xxx年開始，縣各部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)，企事業(yè)單位每年新增目錄數(shù)據(jù)不低于1000 條，到20xx年，各部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)，企事業(yè)單位館藏檔案100%的案卷目錄和利用率較高的文件級目錄實現(xiàn)計算機檢索。
2、積極推進檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。各部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)，企事業(yè)單位積極推進檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)，有條件的檔案館應通過接收和數(shù)字化等方式豐富電子檔案、照片、視頻等各種載體的館藏檔案，積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，逐步實現(xiàn)檔案的全文信息查詢，不斷提高服務效率和質(zhì)量，滿足利用者對檔案的不同需求。
3、積極推進館藏檔案數(shù)字化建設(shè)進程。檔案的數(shù)字化應以現(xiàn)實需要為前提，按照利用優(yōu)先的原則，分階段、分步驟穩(wěn)妥實施，重點加強對珍貴、重要、易損和利用頻率高的歷史檔案和現(xiàn)行公開文件的劃控鑒定和數(shù)字化工作。
4、加快電子文件中心建設(shè)。各部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)，企事業(yè)單位應依托本級建立的電子政務內(nèi)(外)網(wǎng)平臺，發(fā)揮檔案館接收檔案的優(yōu)勢，建立電子文件中心，及時接收電子文件和電子檔案，為黨委和政府工作提供服務。縣檔案館從2xxx年起，開始電子文件接收工作，各區(qū)縣檔案館根據(jù)區(qū)縣的實際和信息化工作情況積極開展此項工作，2xxx年全縣80%以上的檔案館完成電子文件接收管理中心的建立，有條件的地方可以采用實體文件管理中心與網(wǎng)上電子文件接收管理中心并存的方式。
(三)機關(guān)、團體、事業(yè)單位檔案資源信息化建設(shè)
1、機關(guān)、團體、事業(yè)單位在向本級檔案館移交檔案時，要做到同時移交文件級機讀目錄。推行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，縣級各立檔單位從2xxx起產(chǎn)生的永久,長期(30年)保管的檔案,在向縣檔案館移交時,必須按照縣檔案局的統(tǒng)一要求,將紙質(zhì)文件和電子文件同步移交,缺一不可,并要做好開放審查和密級劃分。
2、加強電子文件歸檔與管理。檔案行政管理部門對文件形成部門所產(chǎn)生的電子文件的采集、積累、鑒定、著錄、歸檔工作要及時指導，保證各單位產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。縣直各單位從2xxx年起，每年6月30日前向縣檔案館移交上年度本單位產(chǎn)生的歸檔電子文件。
3、加強數(shù)字檔案室建設(shè)。按照《XX縣數(shù)字檔案室建設(shè)標準》，各級機關(guān)、團體、事業(yè)單位檔案室，要配備必要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、檔案管理系統(tǒng)軟件等設(shè)施，將室藏檔案數(shù)字化作為檔案信息化的基礎(chǔ)工作，逐步完成室藏重要、珍貴、利用率高的檔案數(shù)字化工作，以提高服務和利用水平。
4、積極推進機關(guān)、團體、事業(yè)單位檔案管理與本單位辦公自動化建設(shè)同步發(fā)展，適應辦公自動化和電子政務建設(shè)的要求。在列入檔案館接收范圍內(nèi)的機關(guān)、團體、事業(yè)單位中普及應用符合檔案行政管理主管部門認可的文檔一體化通用軟件和與辦公自動化相銜接的電子文件采集與鑒定共性模塊。
(四)檔案信息網(wǎng)站建設(shè)
1、2xxx年前，全縣各部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)，企事業(yè)單位全部完成檔案藏所有案卷級目錄的建庫工作，逐步實現(xiàn)縣檔案館與各部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)，企事業(yè)單位的的互聯(lián)共享，供電子政務網(wǎng)和全縣檔案館館際查檔利用。
2、建立和完善各級檔案信息網(wǎng)站或主頁，以領(lǐng)導、機關(guān)、公眾和廣大檔案工作者為主要服務對象，以公開現(xiàn)行文件和開放檔案為主要內(nèi)容，以更好地為社會和公眾服務為主要目的，有計劃，有重點，在確保安全的前提下，公布開放檔案目錄和開放檔案全文信息，向社會提供網(wǎng)上查詢和利用服務。
(五)數(shù)字檔案館建設(shè)
1、各部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)，企事業(yè)單位應加快與電子政務建設(shè)工程配套建立數(shù)字檔案館，保證在電子政務內(nèi)(外)網(wǎng)各應用系統(tǒng)中運行的電子數(shù)據(jù)在傳輸、運轉(zhuǎn)、處理完畢后，完整、安全地得到集中存儲和永久保存，并為政務公開提供長效服務。建設(shè)內(nèi)容為：(1)建立互連互通的電子文件中心和數(shù)據(jù)備份基地;(2)通過內(nèi)(外)網(wǎng)、門戶網(wǎng)站提供現(xiàn)行文件和檔案數(shù)據(jù)信息的利用服務;(3)通過館藏數(shù)字化等手段，建立電子政務信息和各類綜合檔案信息資源基地數(shù)據(jù)庫，成為宣傳全市政治、經(jīng)濟、文化的窗口，成為政務公開的資源基地。
2、建設(shè)示范性數(shù)字檔案館。在總結(jié)全縣檔案館建設(shè)經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，加快全縣數(shù)字檔案室建設(shè)的進程，確定一批檔案信息化建設(shè)成效顯著的部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)，企事業(yè)單位作為試點，充分發(fā)揮其建設(shè)的示范帶頭作用，在全縣逐步推開數(shù)字檔案室建設(shè)。
(六)檔案信息化業(yè)務規(guī)范建設(shè)
1、加快研究和制定電子文件歸檔與管理、檔案信息公開與上網(wǎng)安全、檔案網(wǎng)站建設(shè)與管理等方面的規(guī)范，推動相關(guān)配套行政規(guī)章的制訂和完善。
2、完善檔案信息化標準規(guī)范體系建設(shè)。制定電子文件歸檔、檔案信息采集和整理、檔案信息安全管理等檔案信息化標準規(guī)范，制訂《XX縣電子文件歸檔與管理細則》，建立健全檔案信息化標準規(guī)范實施機制。
3、研究電子文件與電子檔案接收、管理、利用的技術(shù)方法。從xxx年開始縣檔案館開展電子政務環(huán)境下接收與利用電子文件與電子檔案的工作，為研究制定電子檔案管理細則奠定基礎(chǔ)。
(七)檔案信息安全保障體系建設(shè)
1、建立檔案信息安全保障體系，逐步完善檔案信息安全管理體制。各級檔案主管單位要按照國家有關(guān)規(guī)定加強對計算機檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全;加強對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整和有效;檔案部門的檔案數(shù)字化處理、oa辦公和電子政務網(wǎng)必須與互聯(lián)網(wǎng)實行物理隔離，加強身份認證和密鑰等管理，使用網(wǎng)絡行為控制方式，確保檔案信息網(wǎng)絡傳輸?shù)陌踩?/p>
2、各部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)，企事業(yè)單位在開發(fā)利用檔案信息資源和網(wǎng)絡建設(shè)工作中，要提高信息安全意識，加強上網(wǎng)信息的審查與管理，防止失密、泄密事件的發(fā)生。加入各級政府電子政務的檔案部門，要嚴格遵守相關(guān)的安全保密制度，非公開的檔案信息一律不得上外網(wǎng)，上網(wǎng)的檔案目錄和全文信息要經(jīng)過劃控和鑒定;在因特網(wǎng)上提供已公開檔案目錄查詢服務的，要認真采用身份認證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施，確保檔案信息和系統(tǒng)安全。
四、保障措施
1、統(tǒng)籌規(guī)劃、加強領(lǐng)導。檔案信息化建設(shè)是一項復雜的系統(tǒng)工程，為了防止信息化建設(shè)過程中的浪費和避免走彎路，全市檔案信息化建設(shè)必須在縣檔案局的統(tǒng)籌規(guī)劃下，統(tǒng)一標準、統(tǒng)一要求、分步實施。全縣各部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)，企事業(yè)單位要加強對檔案信息化工作的領(lǐng)導、落實責任，狠抓落實，確保各項任務的完成。
2、積極爭取，列入規(guī)劃。各部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)，企事業(yè)單位要積極爭取黨委、政府對檔案工作的重視支持，把檔案信息化建設(shè)納入到本級信息化建設(shè)和本單位辦公自動化相關(guān)規(guī)劃，將檔案信息資源建設(shè)與國家信息資源開發(fā)利用工作結(jié)合起來，與本級電子政務建設(shè)結(jié)合起來。各部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)，企事業(yè)單位要參照“國家電子政務協(xié)調(diào)小組”吸納國家檔案局為成員單位的做法，積極向領(lǐng)導匯報，爭取進入本級信息化領(lǐng)導小組成員單位，爭取檔案信息化建設(shè)的立項，使檔案信息資源建設(shè)與電子政務建設(shè)同步協(xié)調(diào)和可持續(xù)發(fā)展。
3、加強制度建設(shè)和安全管理。各部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)，企事業(yè)單位要認真貫徹落實國家關(guān)于加強信息安全保障工作的方針政策，處理好檔案公開與保密的關(guān)系。建立健全檔案數(shù)字化、網(wǎng)站運行、數(shù)據(jù)庫管理各項工作規(guī)章制度，采取有效措施，確保數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)運行安全、可靠，同時注意保護檔案信息及信息產(chǎn)品的知識保護，保護國家利益，保護個人隱私。
4、加強對檔案業(yè)務人員的培訓，縣檔案局將適時舉辦檔案信息化知識培訓班，有針對性地進行數(shù)字信息技術(shù)、網(wǎng)絡化技術(shù)、檔案管理軟件運用、檔案現(xiàn)代管理技術(shù)知識的培訓，不斷提高檔案業(yè)務人員掌握和運用現(xiàn)代技術(shù)的技能。
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