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如何進行流程審計
如何通過開展流程審計,提高流程的執行效果?我說:顧問式審計,關注改進;流程責任人自審與流程管理部外審相結合。下面是yjbys小編為大家帶來的如何進行流程審計的知識,歡迎閱讀。
如何進行流程審計
(1)年初就制定好流程審計計劃表,主抓核心業務或問題多發流程。要求不讓受審核方知曉。
(2)審核時,根據公司制定的流程管理文件,找出流程關鍵控制點,列出檢查要點、審核方法、抽樣方法等。
(3)審計過程:主要以書面記錄來確認流程是否按文件要求操作。對于業務流程,還會去現場觀察,例如標志、倉庫管理、工人操作等。
(4)出具審核報告:如不符合,要求受審核方整改。
(5)跟進不符合的部分的整改情況。
可以看出流程審計的重點在于符合性測試。從目前一些企業開展流程審計的實踐來看,可能會出現以下問題:
業務人員覺得自己是被審查、被糾錯的對象,于是不配合甚至對立。每次審核的時候,審核人員擔心吃閉門羹,擔心獲得的樣本質量不高。
業務人員認為審核人員對業務不熟悉。流程審計人員擔心被批評教條主義,還很容易被受審核方用深人的業務問題“忽悠”。
重復審核時,發現還是那些老問題,于是審核人員沒有了審核激情。
于是一些企業從名稱上動腦筋,認為“流程審計”這個名字不好,這個說法讓受審核方覺得太對立,于是用“流程評估”這個比較溫和的名詞來替代。但如果換湯不換藥的話,“流程評估”依然會引發對立。
那么怎么做呢?我們提倡以改進為目標的“顧問式審計”,具體經驗如下:
1、流程審計發現的問題要有價值,能夠引起共鳴
例如,文件版本控制混亂,文件沒有能夠及時發放到使用者手上。這個問題的價值含量就太低,無法引起共鳴。如果改成:“由于版本控制混亂導致重要的變更得不到執行,導致流程出現了質量或風險問題”,是否會好一些?
通過審計更重要的是提示結果,而不是過程。如果在結果上沒有什么問題,例如文件雖然沒有做版本控制,但沒有導致操作錯誤,有什么問題呢?說明人家的過程也是有效的。結果是大家容易理解,也容易重視的。
2、流程審計發現的間題能夠與業務本質結合起來
例如,審計發現有一部分人違反流程,沒有經過完整的簽批手續就辦理了相關業務。這個問題不顯眼,沒有關聯到業務本質。如果改成:“審計發現由于違反流程,產生或者可以產生xx風險”,是否會更加深刻?
違反流程固然是不對的,但要進一步將違反流程的嚴重后果提示出來。因為有些流程本身的設置就是有問題的,如果沒有可操作性,違反流程也是合理的。
3、流程審計發現的問題要與經濟效益掛鉤
例如,每個公司的合同審核流程都會有一大堆人簽字,如果僅僅用符合性審計來看,大家都簽字就是符合流程要求的。但如果與經濟效益掛鉤,合同延期帶來客戶聲譽與索賠的'損失是否與交貨期評審不到位有關呢?質量事故帶來的外部質量損失是否與合同履約能力評審失誤有關呢?
4、流程審計發現的問題要與管理改進掛鉤
不要提一些大而虛的問題,如文化、體系等,也不要提一些無法改進的問題,如公司的設備能力不足等。問題是手段,改進才是目的。如果問題提一大堆,但無法改善,這也是沒有價值的。所以要求問題要深人,找到根本原因與關鍵原因。并且,流程審計人員要注意流程審計完成之后一定要向前多走幾步,直到推動企業采取行動讓企業得到產出為止,從而使流程審計的價值得以真正體現。
要實現以上顧問式審計,企業還會面臨另外一個問題,即流程管理部門對業務的了解不足,從而難以在短期的流程審計時間內能夠深人挖掘有價值的問題,那么又該如何解決呢?我們建議更多地發揮流程責任人的作用,鼓勵流程責任人對流程自檢,主要是:
流程的完備性自檢。某業務流轉過程如果需要納入流程清單,有沒有納人?納入后有沒有對應的流程具體文件?
流程的有效性自檢。如果已經有了流程文件,這個文件是符合今天企業的要求,還是已經過時了?
流程的遵循性自檢。如果這個流程符合今天企業的要求,那么有沒有得到執行?
流程管理部門可以從政策設計上鼓勵流程責任人自檢。下例是某企業流程管理部門開展流程審計的原則:
審核收益 遠大于 審核成本 高頻率檢查
審核收益 約等于 審核成本 偶爾抽查
審核收益 遠小于 審核成本 不做審核(因為沒有回報)
這個例子中,如果某流程自身情況維護得很差,流程管理部門就會下力氣去重點檢查、批評、公示,流程責任人趨利避害并不劃算,不如加強自我維護,那么流程管理部門反而減少了檢查頻度,只做抽檢甚至免檢。
這樣,流程管理部門也節省了時間和精力,從而投人更多的時間去評估“流程是否有優秀的流程責任人”:
是不是所有的流程都有流程責任人?
是不是明確地定義了責任?
流程責任人是否基于流程結果受到評估和激勵?
流程責任人的權限是否跨越多個職能?他們得到跨越職能的權限了嗎?
流程責任人是否長期任職?
流程責任人是否培養了不斷學習的氛圍?
當然,這樣做不是說流程管理部門完全放棄對業務的介人和評估,而是通過幫助流程責任人進行有效的評估,從而間接達到通過流程審計提升流程執行效果的目的。而流程管理部門則可以集中力量,對一些重點問題進行審計。下表定義了某企業流程審計的分類和責任主體。
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