電子檔案自動分類鑒定與應用論文
【摘要】我國檔案文獻資料儲存資源豐富，價值頗高，但是隨著各類檔案文獻資料的增加和需要備份數(shù)額的擴大，檔案管理工作人員在具體的檔案分類鑒定過程中有著極大的工作負擔。繁瑣復雜的管理工作通常會導致檔案分類鑒定出現(xiàn)一系列問題，依靠傳統(tǒng)的檔案鑒定和編輯整理方式，會占用較多的人力物力管理檔案資源，而現(xiàn)代化的檔案資源自動收集鑒定及整理編輯方法，則可以在很大程度上縮減管理檔案資源的時間。本文具體立足采集電子檔案信息資源后的分類和管理，提出科學的鑒定整理編輯檔案資源方法措施。
【關鍵詞】電子檔案；自動分類；研究運用
引言
在以往的電子檔案管理操作過程中，往往通過多位管理人員人工手動操作對檔案文獻資料資源進行具體的分類與整理，此種傳統(tǒng)的手工整理方法不僅速度效率極慢，并且會有一定的出錯率，嚴重制約著我國檔案文獻信息的鑒定和整理利用效率。隨著高科技信息技術在社會各個層次領域的大規(guī)模應用，電子文件已經取代了傳統(tǒng)的媒體傳播方式，成為了信息傳播的最主要媒介，在一定程度上摒棄了傳統(tǒng)的鑒定枕邊方法導致的弊端，從整體層面設置完整高效的檔案分析歸類以及整理編輯體系。以原本的人工整理編輯電子檔案為輔助手段，大幅度提高了電子檔案的具體分類鑒定與整理編輯效率。
1電子檔案自動分類的具體內涵
檔案文件記載了人類社會歷史進程中真實存在過的各項活動，是過去歷史時間活動的真實寫照，對于當下社會研究過往人事民情以及歷史案件提供了相應的參照。電子檔案資源則是在以往檔案信息資源整理的基礎上，按照一定的規(guī)范和步驟全面借助高科技信息技術全面編輯檔案文獻資料。將具體通過國家單位以及各個組織，反復核查具有真實性的檔案文件資料通過電子方式保存起來，這類電子檔案資源不僅包括不同歷史時期的文字資料，并且包括通過各種方式記錄下來的珍貴歷史圖像影片以及聲音視頻。檔案文獻記錄與管理與人類歷史進程的逐步發(fā)展密切結合在一起，通過真實性的檔案記錄和管理，可以高效積累過往的歷史經驗和知識體系。例如中國的檔案文獻資料記載便經歷了原始社會的甲骨文，時刻時器、竹筒、紙張，這些記載的方式也能夠在一定程度上展現(xiàn)中華文明5000年的發(fā)展進步，同時通過檔案文獻資料的保存，使得社會的發(fā)展站在前人的基礎上更加邁向前進。
2電子檔案自動分類鑒定中存在的問題
隨著高科技技術的快速發(fā)展以及在社會各個層次領域的廣泛應用，電子檔案的自動分類技術和系統(tǒng)也被社會多方主體廣泛關注，研究成果十分明顯，多種具備實用型功能的系統(tǒng)被多處電子檔案管理系統(tǒng)采納應用，但在其實際的發(fā)展過程中仍存在一定的不足之處，產生了難以保證電子檔案資源實現(xiàn)實時有效的信息共享等問題。
2.1硬件設備存在的問題
根據(jù)對大規(guī)模的'檔案信息資源進行抽樣檢索得到的信息反饋，在各大綜合性應用電子檔案的場所，其組織體系以及人力資源管理等后勤保障設備沒有與電子檔案自動分類管理體系達到高度一致，甚至某些檔案管理的關鍵環(huán)節(jié)仍處于較為落后的狀態(tài)，仍采用人工管理與電子檔案自動分類管理組合進行的模式，如此不配套的管理方式嚴重拖延了電子檔案自動分類管理研究的進程。
2.2未能及時手機與轉化紙質檔案資源
例如某些檔案信息資源只有文獻資料的存在方式，并沒有依靠先進的掃描技術將文獻資料資源轉化為電子信息資源，不健全的機器設備嚴重阻礙了檔案資源的信息化。并且某些事業(yè)單位并不重視檔案資源管理，沒有配置體系良好的電子檔案管理設備，而只是通過日常的填寫電子表格對員工進行電子文件備份，其中較為傳統(tǒng)的方式需要一定數(shù)量的工作人員進行長期的高負荷工作，并且難以保證文獻資料轉化為電子信息資源的準確性。此外，由于相關的電子檔案管理并沒有與其內部的關鍵部門管理系統(tǒng)相結合，存在著大量的文獻資料資源，只能依靠現(xiàn)實中工作量極大的信息采集方式進行數(shù)據(jù)補充，紙質資源以及圖像視頻資源沒有有效轉化為電子檔案資源，其采集管理和儲存方式客觀上阻礙了電子檔案自動分類鑒定的進程。
2.3檔案文獻資料管理人員素質低下
檔案文獻資料的自動分類鑒定需要相關管理人員進行精細化的管理工作，而由于某些單位并不重視檔案文獻資料的管理與利用，往往都是低薪聘請一些年齡較長的員工進行檔案資料文件管理工作，此類管理人員并不具備高效管理檔案文獻資源的專業(yè)知識，缺乏相應的檔案文獻資料管理基礎技能，具備著較低的實踐操作能力。因此，需要妥善加強，這一部分檔案文獻管理人員的基礎素質能力，開展長期定型的培訓用于引導此類檔案文獻管理工作人員，為推動電子檔案自動分類管理鑒定建設有益的人才儲備。
2.4網(wǎng)絡信息安全保護力度低弱
紙質文獻資料檔案轉化成電子檔案后必須得到高效的保護，某些單位強調紙質檔案的其中一個重要原因，便是出于加強自身檔案文獻資料機密性的考慮。保障電子檔案信息資源的安全是電子檔案分類管理建設工作中的關鍵環(huán)節(jié)，保護電子檔案信息系統(tǒng)不僅需要著重把控重要機密性文件資源，并且還需要對相應單位的人力資源電子檔案進行全方位的保密。而這一部分電子檔案管理尚沒有明確的法律條文對此進行規(guī)定性保護，如若電子檔案信息資源在傳輸過程中沒有經過加密算法，傳播介質沒有一定的限制，便可能會導致電子檔案信息資源被泄露出去，此種情況不僅極大地干擾了電子檔案自動分類鑒定管理的進程，并且可能存在極其嚴重的泄密事故發(fā)。
3電子檔案自動鑒定整理編輯的具體措施
電子檔案若能實現(xiàn)自動分類鑒定研究，則可以帶動建設完成全方位的檔案建定和管理體系，按照原本人工操作的電子檔案整理編輯系統(tǒng)規(guī)則，運用高科技技術手段進行輔助，大幅度提高了電子檔案鑒定與整理編輯的準確率與效率。
3.1全面協(xié)調電子檔案的分類管理
檔案分類管理是整體電子檔案管理工作的重要關鍵環(huán)節(jié)，應當遵循保持原本電子檔案不被改動的原則，尊重電子檔案原本的發(fā)展情況。電子檔案的分類管理需要協(xié)同電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)共同進行，某一門類電子檔案的分類以及編輯往往都會牽連其他門類電子檔案的管理，在此情況下，必須要統(tǒng)一制定合理的分類方式使得電子檔案的分類妥善有序進行電子檔案的分類應當統(tǒng)籌考慮全局，兼顧各個門類的重要作用，采取系統(tǒng)化的管理分利模式，嚴謹科學推進高校的檔案分類工作。
3.2結合具體實踐與電子檔案分類理論
電子檔案的分類需要經過統(tǒng)一的規(guī)劃和謀篇布局，在此理論的基礎上，還需要與實際情況妥善結合，整體推進電子檔案的自動分類。電子檔案的分類管理與實踐應當是基于一定準則進行的，應當接受全局的協(xié)調，不能盲目行動對電子檔案進行不正確的分類，按照統(tǒng)一的全局部署相互協(xié)調各個門類之間的重要關系，逐步建立起體系完整系統(tǒng)嚴謹?shù)碾娮訖n案自動分類鑒定模式。
4結語
本文系統(tǒng)呈現(xiàn)了電子檔案自動分類的具體內涵，并且針對實際情況提出了電子檔案自動分類和鑒定中存在的問題，最終綜合闡述了電子檔案自動鑒定整理編輯的具體措施。在具體的檔案管理工作當中，不同的企業(yè)事業(yè)單位以及不同的部門之間，具體檔案信息資源不盡相同，在電子信息高速發(fā)展的當下，利用高科技計算機算法可以提高檢索電子檔案的速率，加快推廣和實施電子檔案自動分類與鑒定。
參考文獻
[1]陳曼玲.企業(yè)檔案管理融合發(fā)展路徑探索[J].科教導刊，2015（08）：150~151.
[2]吳梅.淺析國企檔案管理工作存在的問題及對策[J].青年與社會，2014（18）：285.
[3]高家音.國有企業(yè)檔案管理工作中的問題及對策探析[J].企業(yè)改革與管理，2014（13）：21.
【電子檔案自動分類鑒定與應用論文】相關文章：